Gebouwd rond het echte werk van een coach.
Geen honderd losse modules, maar de onderdelen die elk traject nodig heeft. Elke functie is ontworpen vanuit dezelfde gedachte: structuur bieden zonder jou in een keurslijf te stoppen.
Eén rustige tijdlijn per cliënt.
Het cliëntdossier is geen stapel tabbladen, maar een chronologisch overzicht van het hele traject. Met filters voor intake, doelen, sessies, rapportages, documenten, afspraken, cliëntbijdragen en wijzigingen.
Intake op maat
Stel je eigen intakeformulier samen: korte en lange antwoorden, keuzelijsten, een cijfer van 0 tot 10, een datum, en per vraag of hij verplicht is. Er zitten drie formulieren bij als vertrekpunt. Je cliënt vult het in haar eigen omgeving in, kan tussendoor bewaren en later verdergaan, en de antwoorden staan meteen in het dossier. Invullen namens haar kan niet: de database weigert dat.
Trajectdoelen
Maximaal vijf hoofddoelen per traject, elk met beginsituatie, gewenste situatie en evaluatiedatum. De cliënt kan per doel periodiek een score en toelichting geven, zodat voortgang zichtbaar wordt. Lees hoe trajectdoelen werken.
Sessierapportages
Geen leeg tekstvak, maar een gestructureerd verslag: datum, aanwezigen, besproken onderwerpen, voortgang op doelen, observaties, afspraken en vervolg. Zelf onderdelen aan- en uitzetten en eigen velden toevoegen komt daarna.
Concept, definitief, gedeeld
Elke rapportage heeft een duidelijke status. Een concept is alleen voor jou. Een definitief verslag hoort bij het dossier. Een gedeeld verslag is zichtbaar voor de cliënt in Mijn Traject. Elke statuswijziging komt in het verzegelde logboek.
Documenten met versiebeheer
Voeg documenten toe bij een traject. Upload je opnieuw onder dezelfde naam, dan komt er een versie bij en blijft de vorige staan. Delen met je cliënt is een apart besluit per document, en elke download komt in het logboek. Het systeem kijkt naar de eerste bytes van een bestand in plaats van naar de naam, dus iets uitvoerbaars komt er niet in. Een virusscanner is het niet; dat zeggen we liever eerlijk dan dat we het suggereren.
Digitale ondertekening
Vraag een handtekening op een specifieke versie van een document. Je cliënt leest het stuk in haar eigen omgeving, typt haar naam en bevestigt. Vastgelegd worden: wie, wanneer, vanaf welk adres, de letterlijke verklaring waarmee zij instemde, en de afdruk van het bestand. Een latere versie is niet meegetekend, en een ondertekende versie kan niet meer verdwijnen.
Dit is een gewone elektronische handtekening en geen gekwalificeerde in de zin van eIDAS; daarvoor is een gecertificeerde vertrouwensdienst nodig. Een elektronische handtekening kán rechtsgeldig zijn; of de methode betrouwbaar genoeg is, hangt af van het doel en de omstandigheden. Bij twijfel moet je laten zien hoe hij tot stand kwam. Precies daarom leggen we zoveel vast, en kun je van elke handtekening een bewijs opvragen.
Van gesprek naar controleerbaar verslag.
Opnemen, transcriberen en structureren, met de coach als eindredacteur en de cliënt als geïnformeerde deelnemer. Zo werkt de hele keten.
- Werkt nuToestemming eerst
De cliënt geeft toestemming per onderdeel, nooit vooraf aangevinkt en altijd intrekbaar. Het systeem legt de letterlijke toestemmingstekst vast en weigert een opname zonder geldige toestemming. Daarnaast bevestig je bij elke losse sessie dat je het opnieuw hebt gevraagd; zonder dat vinkje begint de opname niet.
- Werkt nuOpnemen met zicht
Eén duidelijke opnameknop, een permanent zichtbare indicator met een meter die meebeweegt met je stem, en direct stoppen. Pauzeren, markeren van belangrijke momenten en een waarschuwing bij slechte audio volgen binnenkort.
- Werkt nuTranscript met sprekers
Na de sessie krijg je een transcript met tijdstempels en gescheiden sprekers. Sprekers hernoem je zelf, en die namen gaan mee in het volgende conceptverslag. Fragmenten laten markeren waarover de transcriptie zelf twijfelt, komt binnenkort.
- Werkt nuConcept in een vaste indeling
AI structureert het gesprek naar een samenvatting, besproken thema's, afspraken, acties en onduidelijkheden. Geen diagnoses, geen labels, geen conclusies die niet in het gesprek voorkomen. Dat concept naar je eigen sjabloon laten schrijven komt daarna, samen met Word-naar-dossier.
- Werkt nuJij stuurt de nadruk
Geef een aandachtspunt mee voordat het verslag wordt gemaakt, bijvoorbeeld een focus op delenwerk of op een specifiek thema. Dat stuurt alleen welke delen van het gesprek nadruk krijgen; de regels blijven staan. Het aandachtspunt wordt vastgelegd in het logboek en in de dossierexport.
- Werkt nuJij beoordeelt, altijd
Elk punt in het verslag noemt het fragment waar het vandaan komt, en punten zonder geldige bron worden zichtbaar als zodanig gemarkeerd. Niets wordt automatisch definitief en niets wordt automatisch met de cliënt gedeeld. Je klikt vanuit het verslag door naar het stuk transcript waar een punt vandaan komt.
- Werkt nuAudio direct weg
De opname verdwijnt standaard na 24 uur, een termijn die je per praktijk kunt verlengen tot maximaal zeven dagen. Het verwijderen gebeurt automatisch en laat een bewijsregel achter in het logboek. Dat bewijs als los document kunnen downloaden komt binnenkort.
Per onderdeel uitgelegd, met de keuzes erachter: opnemen en transcriberen, het AI-verslag met bronvermelding, toestemming per onderdeel, audio die vanzelf verdwijnt, trajectdoelen, afspraken met automatische mail, het verzegelde logboek en de dossierexport. Hoe opnemen en uitwerken in de praktijk gaat, staat in een coachgesprek automatisch uitwerken.
Word-naar-dossier: jouw format wordt het sjabloon.
De grootste drempel om over te stappen is meestal niet de prijs, maar de eigen werkwijze die je hebt opgebouwd. Daarom draait de overstap om jouw bestaande documenten: jouw indeling is het uitgangspunt, niet de onze. De eerste drie stappen hieronder werken vandaag, de laatste drie nog niet.
- Werkt nuUpload je Word-format
Een leeg verslag- of intakeformat dat je nu gebruikt, als .docx. Werk je nog met een oude .doc, dan slaat Word hem voor je op in het nieuwe formaat.
- Werkt nuKoppen worden herkend
Het systeem leest de kopstijlen uit je document en stelt daarvan een sjabloon samen. Het gaat om kopjes die als Kop 1 zijn opgemaakt, niet om regels die alleen vetgedrukt zijn. Je bestand wordt gelezen en niet bewaard.
- Werkt nuJij controleert
De gevonden kopjes komen in een lijst die je eerst nakijkt en aanpast. Pas als jij opslaat ontstaat het sjabloon; er komt niets in je praktijk te staan wat je niet hebt gezien.
- Werkt nuCliënten importeren
Een csv met een kolom naam, en als je wilt e-mailadres en trajecttitel. Meer niet: wat er verder in je oude systeem stond typ je erbij als je het nodig hebt. Je ziet eerst wat er zou gebeuren, met de dubbelen en de fouten erbij; pas als jij bevestigt komt er iets in je praktijk.
- Werkt nuHistorie bewaren
Oude verslagen voeg je toe als document, met de datum waarop ze oorspronkelijk zijn geschreven. Zonder die datum lijkt een map met stukken uit 2023 vanmiddag opgeschreven, en dan zegt je tijdlijn het tegenovergestelde van wat er is gebeurd.
- Werkt nuDirect aan de slag
Vanaf de eerstvolgende sessie schrijf je in je eigen vertrouwde indeling, maar dan in een dossier in plaats van in een los bestand.
De cliënt kijkt mee, en doet mee.
Een goed traject is van coach en cliënt samen. In Mijn Traject heeft elke cliënt gratis en beveiligd toegang tot het eigen traject.
Meelezen
Gedeelde verslagen zijn voor de cliënt inzichtelijk, met een logboek van wie wanneer keek. Doelen en documenten volgen zodra die er zijn.
Reageren en aanvullen
Onder een gedeeld verslag kan de cliënt reageren: een aanvulling plaatsen of melden dat feitelijke informatie niet klopt. Jij antwoordt in dezelfde draad. Reageren kan alleen op wat echt gedeeld is, en je aantekeningen bij een concept blijven van jou. Jouw professionele oordeel blijft van jou.
Zelf bijdragen
Je cliënt schrijft een reflectie of voegt haar huiswerk toe, in haar eigen omgeving. Jij ziet het staan met een merkje zolang je het nog niet hebt gelezen. Wat zij schrijft blijft van haar: wijzigen kan niet, en dat weigert de database en niet een verborgen knop. Intrekken kan zij altijd zelf, en dan is de inhoud echt weg; dat er iets stond en wanneer zij het terugnam, blijft zichtbaar.
Ook de zakelijke kant, zonder er een boekhoudpakket van te maken.
Afspraken met automatische mail
Plan een afspraak in bij een traject en je cliënt krijgt er automatisch een nette mail over, met datum, tijd en locatie. Annuleren mailt ook. Elke verstuurde mail blijft terug te lezen, met bezorgstatus. Lees hoe afspraken werken.
Rechtstreeks koppelen met Google of Microsoft
Naast de agendalink komt er een echte koppeling, die een geannuleerde afspraak ook weer uit je agenda haalt. Die is gebouwd en wacht op goedkeuring van Google en Microsoft; tot die er is, staat de knop uit in plaats van dat wij doen alsof.
Bij Google vragen wij alleen het recht om een eigen agenda aan te maken en daar in te schrijven, zodat je andere afspraken voor ons onzichtbaar blijven. Microsoft kent zo'n afgebakend recht niet; daar is het smalste dat bestaat meteen toegang tot al je agenda's. Wij raken de rest niet aan, maar dat is dan onze belofte en geen grens van het systeem. Dat verschil staat ook in je scherm, voordat je op de knop drukt.
Je afspraken in je eigen agenda
Je maakt een agendalink aan en plakt die in Google Agenda, Outlook of Apple Agenda. Je afspraken staan er vanaf dat moment in, op elke telefoon en elke laptop. Wij hoeven daarvoor geen sleutel van je account te bewaren: het adres is het geheim, en daarvan bewaren wij alleen de afdruk. Raak je het kwijt of deel je het per ongeluk, dan maak je een nieuw adres en is het oude meteen dood.
Standaard staat er "Coachgesprek" in je agenda en verder niets. De naam van je cliënt zou anders bij Google of Apple terechtkomen, en daar heeft zij nergens mee ingestemd. Je kunt het aanzetten; dan is het een keuze die jij maakt.
Betaalstatus per traject
Leg per traject vast wat er is afgesproken, met vervaldatum en btw, en zie in één scherm wat er openstaat en wat over de datum is. Je cliënt ziet haar eigen regels in Mijn Traject. Exporteren naar je boekhouding kan als csv, met de btw uitgesplitst.
Wij innen niets. Een betaallink maak je aan bij je eigen betaaldienst en plak je erbij; dan hoeven wij geen sleutel van jouw betaalrekening te bewaren. Dat wij die links zelf aanmaken, kan pas als Mollie ons als koppelpartij heeft goedgekeurd.
Sjablonen voor je verslagen
Een sjabloon is de rij kopjes waarmee jij schrijft. Er zitten er drie bij, voor een sessieverslag, een intake en een tussenevaluatie. Neem er een over en pas hem aan, of maak je eigen sjabloon; binnen een praktijk zien alle professionals dezelfde. Kies er een bij een nieuw verslag en de kopjes staan er meteen in. Een sjabloon dat aan een verslag hangt verdwijnt niet, want dan zou niet meer na te gaan zijn volgens welk format dat verslag geschreven is.
Kant-en-klare sets per werkveld
Verslagkopjes en intakevragen voor loopbaan, herstel en belasting, rouw en verlies, zingeving en geloof, en leiderschap. Plus een coachovereenkomst en een pagina met praktische afspraken, die je met één klik in een traject zet met de namen er al in. Neem er iets van over en pas het aan; vanaf dat moment is het van jou.
Wij noemen dit geen vakkennis. Het zijn vertrekpunten die je zelf inricht, geen inhoudelijke richtlijn en geen juridisch advies. In de intakevragen staan bewust geen vragen over medicijnen, diagnoses of behandelaars: dit is geen zorgdossier, en die richting moeten wij niet voorzeggen. Wie zo'n vraag toch wil, typt hem zelf.
Samenwerken met collega's
In het Praktijk-abonnement nodig je collega's uit met een rol: praktijkeigenaar, beheerder, coach, waarnemer of administratief medewerker. Iedere rol ziet alleen wat nodig is, en dat is geen verborgen knop maar een regel in de database. Een dossier draag je over met een reden erbij, en waarnemen bij ziekte of verlof heeft een verplichte einddatum. Lees hoe samenwerken werkt.
Praktijkoverzicht
Voor de praktijkeigenaar: hoeveel cliënten en trajecten er lopen, hoeveel transcriptie-uren je deze maand gebruikt hebt, welke concepten blijven liggen en hoe het werk over je collega's verdeeld is. Alleen getallen; cliëntnamen en verslagen staan er bewust niet op.
Eigen huisstijl
Vanaf Professional gebruik je je eigen logo, accentkleur, praktijknaam en welkomsttekst in Mijn Traject. Een te lichte kleur wordt geweigerd met het gemeten contrast erbij. Veiligheidsmeldingen en juridische informatie blijven altijd uniform.
Afsluiten en bewaren
Het systeem bewaakt vandaag al de bewaartermijn die jij voor je praktijk kiest. De vaste afsluitflow met eindevaluatie, eindrapportage en export wordt voor de proefperiode gebouwd.
Wat er bewust niet in zit.
Een goed product wordt ook bepaald door wat je weglaat. Deze keuzes maken het systeem eenvoudig, veilig en eerlijk.
| Geen verborgen opnames | Opnemen kan alleen met toestemming per sessie en met een permanent zichtbare indicator. Er bestaat geen manier om ongemerkt op te nemen, ook niet voor de coach. |
|---|---|
| Geen AI zonder menselijke controle | AI schrijft concepten, geen dossiers. Niets wordt definitief of gedeeld zonder jouw beoordeling, en elk AI-inzicht is herleidbaar naar de transcripttekst. Audio wordt standaard direct na goedkeuring verwijderd, niet maandenlang bewaard. |
| Geen chat met spoedverwachting | Een chatfunctie wekt de verwachting dat je altijd bereikbaar bent. Cliënten reageren gericht op verslagen en berichten, zonder spoedkanaal. |
| Geen diagnoses of medische velden | Coachoverzicht Dossier is geen zorgsysteem. Er zijn geen velden voor diagnoses, medicatie of BSN, en geen declaraties bij verzekeraars of gemeenten. |
| Geen dossiers van minderjarigen | Trajecten met cliënten onder de 18 vragen om aparte regels voor gezag, toestemming en inzage. Dat doen we pas als we het volledig goed kunnen doen. |
| Geen verborgen schaduwdossiers | Werknotities zijn tijdelijk, alleen zichtbaar voor de coach die ze schreef en worden na 30 dagen automatisch verwijderd. Inzagerechten van cliënten worden niet omzeild. |
Vandaag beginnen met wat er staat.
Je werkt met alles wat hierboven op Werkt nu staat, van opnemen tot een verslag delen met je cliënt, en je bepaalt mee wat er daarna bij komt. Vijf gesprekken van 60 minuten of vijf gesprekken, eenmalig €9,99.
Doe mee aan de proefperiode