Gebouwd rond het echte werk van een coach.
Geen honderd losse modules, maar de onderdelen die elk traject nodig heeft. Elke functie is ontworpen vanuit dezelfde gedachte: structuur bieden zonder jou in een keurslijf te stoppen.
Eén rustige tijdlijn per cliënt.
Het cliëntdossier is geen stapel tabbladen, maar een chronologisch overzicht van het hele traject. Met filters voor intake, doelen, sessies, rapportages, documenten, afspraken, cliëntbijdragen en wijzigingen.
Intake op maat
Stel je eigen intakeformulier samen: contactgegevens, hulpvraag, doelen, achtergrond en communicatievoorkeur. De cliënt vult het vooraf in via een beveiligde uitnodiging en de antwoorden staan direct in het dossier.
Trajectdoelen
Maximaal vijf hoofddoelen per traject, elk met beginsituatie, gewenste situatie, concrete acties en evaluatiedatum. De cliënt kan per doel periodiek een score en toelichting geven, zodat voortgang zichtbaar wordt.
Sessierapportages
Geen leeg tekstvak, maar een gestructureerd verslag: datum, aanwezigen, besproken onderwerpen, voortgang op doelen, observaties, afspraken en vervolg. Onderdelen zet je zelf aan of uit, eigen velden voeg je toe.
Concept, definitief, gedeeld
Elke rapportage heeft een duidelijke status. Een concept is alleen voor jou. Een definitief verslag hoort bij het dossier. Een gedeeld verslag is zichtbaar voor de cliënt in Mijn Traject.
Documenten met versiebeheer
Voeg documenten toe met duidelijke eigenaar en zichtbaarheid per document. Elk bestand wordt gescand, elke download gelogd, elke nieuwe versie bewaard.
Digitale ondertekening
Overeenkomsten, toestemmingen en afsluitdocumenten worden digitaal ondertekend. De definitieve versie wordt onveranderbaar opgeslagen met datum, versie en ondertekenaar.
Van gesprek naar controleerbaar verslag.
Opnemen, transcriberen en structureren, met de coach als eindredacteur en de cliënt als geïnformeerde deelnemer. Zo werkt de hele keten.
- Toestemming eerst
De cliënt kiest per traject en per sessie, nooit vooraf aangevinkt en altijd intrekbaar. Het systeem legt een toestemmingsbewijs vast en jij herbevestigt voor de opname start.
- Opnemen met zicht
Eén duidelijke opnameknop, een permanent zichtbare indicator, pauzeren en direct stoppen. Met een markeerknop leg je belangrijke momenten vast en het systeem waarschuwt bij slechte audiokwaliteit.
- Transcript met sprekers
Na de sessie krijg je een transcript met tijdstempels en gescheiden sprekers. Onzekere fragmenten worden gemarkeerd en sprekers kun je handmatig corrigeren.
- Concept in jouw indeling
AI structureert het gesprek naar jouw eigen verslagsjabloon: besproken onderwerpen, voortgang op doelen, afspraken en vervolg. Geen diagnoses, geen labels, geen conclusies die niet in het gesprek voorkomen.
- Jij beoordeelt, altijd
Elk inzicht verwijst aanklikbaar naar het bronfragment in het transcript. Niets wordt automatisch definitief en niets wordt automatisch met de cliënt gedeeld.
- Audio direct weg
Na jouw goedkeuring wordt de opname standaard direct verwijderd, met maximaal 24 uur herstelvenster. De cliënt ziet welke termijn geldt en je kunt een verwijderbewijs genereren.
Word-naar-dossier: jouw format wordt het sjabloon.
De grootste drempel om over te stappen is meestal niet de prijs, maar de eigen werkwijze die je hebt opgebouwd. Daarom draait de overstap om jouw bestaande documenten.
- Upload je Word-format
Je uploadt een leeg verslag- of intakeformat dat je nu gebruikt.
- Koppen worden herkend
Het systeem herkent de koppen en indeling en stelt daarvan een digitaal sjabloon samen.
- Jij controleert
Je controleert en corrigeert de omzetting altijd zelf voordat het sjabloon in gebruik gaat.
- Cliënten importeren
Bestaande cliënten voeg je toe via een beveiligde CSV-import met alleen de noodzakelijke basisgegevens.
- Historie bewaren
Oude Word-verslagen voeg je per cliënt toe als historisch document, zodat niets verloren gaat.
- Direct aan de slag
Vanaf de eerstvolgende sessie rapporteer je in je eigen vertrouwde indeling, maar dan veilig en gestructureerd.
De cliënt kijkt mee, en doet mee.
Een goed traject is van coach en cliënt samen. In Mijn Traject heeft elke cliënt gratis en beveiligd toegang tot het eigen traject.
Meelezen
Gedeelde verslagen, doelen en documenten zijn voor de cliënt inzichtelijk. Altijd is zichtbaar wie welke informatie heeft toegevoegd.
Reageren en aanvullen
De cliënt kan aangeven een verslag gelezen te hebben, een aanvulling plaatsen of melden dat feitelijke informatie niet klopt. Jouw professionele oordeel blijft van jou.
Zelf bijdragen
Reflecties schrijven, huiswerk uploaden en voortgang op doelen bijhouden. Zo wordt het dossier een gezamenlijk werkdocument in plaats van een archiefkast.
Ook de zakelijke kant, zonder er een boekhoudpakket van te maken.
Agenda-koppeling
Koppel je Google-, Outlook- of Apple-agenda. Afspraken verschijnen in het traject en cliënten ontvangen herinneringen.
Betaalstatus per traject
Leg het trajectbedrag vast, verstuur een betaallink via Mollie en zie per traject de betaalstatus. Exporteer naar je boekhouding.
Ingebouwde vakkennis per specialisatie
Standaardtemplates voor intake, overeenkomst, sessieverslag, evaluaties en eindrapportage. Vanaf Professional bouw je daar templates op maat van je werkveld bovenop, zoals loopbaan, burn-out, rouw of christelijke coaching.
Samenwerken met rollen
In het Praktijk-abonnement werk je met rollen: praktijkeigenaar, beheerder, behandelend coach, vervanger en administratief medewerker. Iedere rol ziet alleen wat nodig is.
Eigen huisstijl
Vanaf Professional gebruik je je eigen logo, accentkleur, praktijknaam en welkomsttekst in Mijn Traject. Veiligheidsmeldingen en juridische informatie blijven altijd uniform.
Afsluiten en bewaren
Een vaste afsluitflow met eindevaluatie, eindrapportage en export. Het systeem bewaakt de bewaartermijn die jij voor je praktijk hebt gekozen.
Wat er bewust niet in zit.
Een goed product wordt ook bepaald door wat je weglaat. Deze keuzes maken het systeem eenvoudig, veilig en eerlijk.
| Geen verborgen opnames | Opnemen kan alleen met toestemming per sessie en met een permanent zichtbare indicator. Er bestaat geen manier om ongemerkt op te nemen, ook niet voor de coach. |
|---|---|
| Geen AI zonder menselijke controle | AI schrijft concepten, geen dossiers. Niets wordt definitief of gedeeld zonder jouw beoordeling, en elk AI-inzicht is herleidbaar naar de transcripttekst. Audio wordt standaard direct na goedkeuring verwijderd, niet maandenlang bewaard. |
| Geen chat met spoedverwachting | Een chatfunctie wekt de verwachting dat je altijd bereikbaar bent. Cliënten reageren gericht op verslagen en berichten, zonder spoedkanaal. |
| Geen diagnoses of medische velden | Coachoverzicht Praktijk is geen zorgsysteem. Er zijn geen velden voor diagnoses, medicatie of BSN, en geen declaraties bij verzekeraars of gemeenten. |
| Geen dossiers van minderjarigen | Trajecten met cliënten onder de 18 vragen om aparte regels voor gezag, toestemming en inzage. Dat doen we pas als we het volledig goed kunnen doen. |
| Geen verborgen schaduwdossiers | Werknotities zijn tijdelijk, alleen zichtbaar voor de coach die ze schreef en worden na 30 dagen automatisch verwijderd. Inzagerechten van cliënten worden niet omzeild. |
Probeer het met je eigen format.
Neem je huidige Word-verslag mee en zie binnen tien minuten hoe jouw werkwijze eruitziet als professioneel dossier. 14 dagen gratis, geen creditcard nodig.
Probeer 14 dagen gratis