Juridisch

Algemene voorwaarden, in gewoon Nederlands.

Deze voorwaarden horen bij elk abonnement en bij de proefperiode. Ze staan er om duidelijk te maken wat je van ons mag verwachten en wat wij van jou verwachten, niet om iets te verstoppen. Waar wij iets niet garanderen, staat dat er met zoveel woorden. Versie 1.0, 6 augustus 2026.

Artikel 1 en 2

Wie wij zijn en waarvoor dit geldt.

Wie is de aanbieder: Coachoverzicht Dossier is een dienst van Coachoverzicht, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42123374, btw-nummer NL866232746B01. Wij zijn bereikbaar op dossier@coachoverzicht.nl en beantwoorden mail op werkdagen. Ons vestigingsadres verstrekken wij op verzoek per mail; wij publiceren het niet omdat het tevens een woonadres is.
Voor wie deze voorwaarden gelden: Voor iedere praktijk of zelfstandige die de dienst afneemt, betaald of in de proefperiode. Wij leveren uitsluitend aan beroepsmatige afnemers; je gebruikt de dienst in de uitoefening van je beroep of bedrijf. Voorwaarden die jij zelf hanteert, gelden niet voor deze overeenkomst, tenzij wij dat schriftelijk hebben aanvaard.
Wat er nog meer geldt: Naast deze voorwaarden horen bij de dienst de verwerkersovereenkomst en de privacyverklaring. De beveiligingspagina beschrijft welke maatregelen wij nemen; die pagina maakt deel uit van de verwerkersovereenkomst. Spreken deze documenten elkaar tegen, dan gaat de verwerkersovereenkomst voor op deze voorwaarden.
Hoe de overeenkomst tot stand komt: Door het afsluiten van een abonnement of een proefperiode via de website, of doordat wij op jouw verzoek een omgeving voor je klaarzetten. Wij bevestigen dat per mail. Ontvang je die bevestiging niet, dan is er ook geen overeenkomst en mag je ervan uitgaan dat er niets loopt.

Artikel 3

Wat de dienst is, en uitdrukkelijk niet is.

Wat je krijgt: Een afgeschermde omgeving voor je coachdossiers: cliënten en trajecten, doelen, verslagen, afspraken, toestemmingen, het cliëntportaal Mijn Traject en de dossierexport. Welke onderdelen op dit moment werken en welke nog gebouwd worden, staat per onderdeel op de pagina met de stand van zaken. Wat daar onder Binnenkort of Gepland staat, is geen onderdeel van wat je vandaag koopt.
Geen zorgsysteem: De dienst is ingericht voor coachtrajecten en niet voor formele zorg, diagnostiek of declaraties bij verzekeraars of gemeenten. Er zijn geen velden voor diagnoses, medicatie of BSN. Gebruik je de dienst toch voor zorgdossiers, dan is dat je eigen keuze en je eigen verantwoordelijkheid, en kun je ons daar niet op aanspreken.
Alleen cliënten van 18 jaar en ouder: De dienst is niet ingericht voor dossiers van minderjarigen, omdat gezag, toestemming en inzage daar om aparte regels vragen die wij nog niet gebouwd hebben. Bij het afsluiten bevestig je dat je uitsluitend met cliënten van 18 jaar en ouder werkt. Doe je dat toch wel, dan handel je in strijd met deze voorwaarden.
AI schrijft concepten, geen dossiers: Transcriptie en conceptverslagen worden door AI gemaakt en kunnen fouten bevatten. Elk conceptverslag is een voorstel dat jij beoordeelt, bewerkt en pas daarna vaststelt of deelt. Jij blijft de auteur van het dossier en verantwoordelijk voor de inhoud ervan. Wij garanderen niet dat een transcript of conceptverslag juist of volledig is, en aanvaarden geen aansprakelijkheid voor beslissingen die je op een niet door jou gecontroleerd concept baseert.
Toestemming van je cliënt: Opnemen, AI-verwerking en het delen van verslagen kunnen alleen met toestemming van je cliënt, en het systeem dwingt dat af. Het vragen van die toestemming en het uitleggen waarvoor, is jouw taak als verwerkingsverantwoordelijke.

Artikel 4

Prijs, betaling en incasso.

Prijzen: De actuele prijzen staan op de prijzenpagina en zijn per maand en exclusief btw. Bij het afsluiten zie je het bedrag inclusief btw dat daadwerkelijk wordt afgeschreven. Er zijn geen instapkosten, geen kosten per cliënt en geen kosten voor je cliënten.
Betaling en machtiging: Je betaalt de eerste maand via Mollie en machtigt ons in diezelfde stap om het bedrag daarna maandelijks te incasseren. De incasso valt steeds op dezelfde dag van de maand als je eerste betaling; valt die dag niet in een maand, dan incasseren wij op de laatste dag van die maand. Van elke betaling krijg je een factuur met btw gespecificeerd, die je in je eigen omgeving kunt bekijken en bewaren.
Als een incasso niet lukt: Lukt een incasso niet, dan laten wij je dat weten en proberen wij het opnieuw. Blijft betaling twee opeenvolgende maanden uit, dan mogen wij de toegang tot de omgeving opschorten. Wij verwijderen in dat geval niets: je dossiers blijven staan en je kunt ze exporteren zodra de achterstand is voldaan. Verwijderen gebeurt pas volgens de termijn in artikel 6.
Prijswijziging: Wij mogen de prijs aanpassen, maar niet zomaar en niet stilletjes. Een wijziging kondigen wij minstens dertig dagen vooraf per mail aan. Ben je het er niet mee eens, dan zeg je op vóór de nieuwe prijs ingaat en betaal je die nooit. Een prijsverhoging binnen drie maanden na het afsluiten passen wij niet toe.
Geen herroepingsrecht: Omdat wij uitsluitend aan beroepsmatige afnemers leveren, geldt het wettelijke herroepingsrecht voor consumenten niet. In plaats daarvan kun je elke maand opzeggen zonder opzegtermijn, en is er een proefperiode om de dienst eerst uit te proberen.

Artikel 5

Duur, opzeggen en de proefperiode.

Looptijd: Het abonnement loopt per maand en verlengt zichzelf steeds met een maand. Er is geen minimale looptijd en geen opzegtermijn.
Opzeggen: Opzeggen kan op elk moment: in je eigen omgeving, of met de persoonlijke link in je bevestigingsmail. De incasso stopt dan direct. De maand die al betaald is, loopt gewoon af; wij betalen een lopende maand niet naar rato terug. Lukt opzeggen om welke reden dan ook niet, dan is een mail aan dossier@coachoverzicht.nl vanaf het adres waarop je praktijk staat genoeg, en zeggen wij het met de hand op.
De proefperiode: De proefperiode is een eenmalige aankoop van €9,99 met ruimte voor vijf gesprekken van zestig minuten. Hij loopt niet vanzelf over in een abonnement en er wordt daarna niets afgeschreven. Is de ruimte op, dan stopt het uitwerken van nieuwe opnames; wat je al hebt vastgelegd blijft gewoon te lezen en te exporteren.
Opzeggen door ons: Wij mogen de overeenkomst beëindigen met een opzegtermijn van twee maanden, zodat je ruim de tijd hebt om over te stappen. Alleen bij ernstig misbruik, bij gebruik dat andere praktijken schaadt, of bij handelen in strijd met de wet mogen wij per direct opschorten; wij laten je dan weten waarom.
Als wij ermee zouden stoppen: Zouden wij de dienst beëindigen, dan krijg je daar minstens drie maanden van tevoren bericht over, blijft export in die hele periode werken, en incasseren wij vanaf de aankondiging niets meer. Een dossieromgeving hoort niet van de ene op de andere dag te verdwijnen.

Artikel 6

Jouw gegevens blijven van jou.

Eigendom: Alles wat jij en je cliënten in de omgeving vastleggen, blijft van jou. Wij krijgen daar geen enkel recht op. Wij gebruiken de inhoud van je dossiers niet voor eigen doeleinden, verkopen hem niet, en gebruiken hem niet om AI-modellen te trainen.
Export: Je kunt op elk moment een volledige export per traject maken, in een leesbaar en machinaal verwerkbaar formaat. Dat werkt tijdens de looptijd en blijft werken tot het moment van verwijderen. Wij rekenen daar niets voor en stellen er geen voorwaarden aan.
Na het einde: Na opzegging houd je dertig dagen toegang om alles te exporteren; daarover krijg je bericht voordat die termijn ingaat. Daarna verwijderen wij alle dossiergegevens aantoonbaar, en roteren de back-ups binnen dertig dagen daarna vanzelf uit. Audio verdwijnt sowieso na hoogstens zeven dagen, ook tijdens de looptijd.
Ons eigendom: De software, de vormgeving en de teksten van de dienst blijven van ons. Je krijgt het recht om de dienst te gebruiken zolang de overeenkomst loopt, niet meer en niet minder.

Artikel 7

Beschikbaarheid, en wat wij niet beloven.

Hier staat wat andere partijen vaak wegschrijven in een bijzin. Wij zijn een kleine aanbieder; dat heeft voordelen en het heeft grenzen, en die grenzen horen leesbaar te zijn.

Wat wij doen: Wij spannen ons in om de dienst beschikbaar te houden en bewaken dat doorlopend; de actuele toestand staat op de statuspagina. Onderhoud dat de dienst onderbreekt kondigen wij vooraf aan, buiten kantooruren waar dat kan.
Wat wij niet garanderen: Wij geven geen gegarandeerde beschikbaarheid in een percentage en geen gegarandeerde hersteltijd. Wij bieden dus ook geen boete of korting bij een storing. Beloven wij dat wel, dan zou dat een belofte zijn die wij als kleine aanbieder niet waar kunnen maken, en dat lijkt ons erger dan hem niet doen.
Onderdelen van anderen: Voor hosting, transcriptie, mail en betalingen gebruiken wij andere partijen; welke dat zijn staat in de verwerkersovereenkomst. Valt zo'n partij uit, dan raakt dat de dienst en lossen wij het op zodra het kan, maar wij kunnen er niet voor instaan.
Back-ups zijn geen vervanging van je eigen kopie: Wij maken elke nacht een versleutelde back-up en zetten die wekelijks daadwerkelijk terug om te controleren dat hij werkt. Toch raden wij je aan om periodiek zelf een export te bewaren. Twee kopieën op twee plekken is voor een dossier geen overdaad.

Artikel 8

Aansprakelijkheid.

Waarvoor wij aansprakelijk zijn: Voor schade die het gevolg is van een tekortkoming die aan ons toe te rekenen is. Onze aansprakelijkheid is per gebeurtenis en per jaar beperkt tot het bedrag dat je in de twaalf maanden voorafgaand aan de gebeurtenis aan ons hebt betaald, met een minimum van €500.
Waarvoor die beperking niet geldt: De beperking geldt niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van onze kant, en niet voor zover de wet een beperking niet toestaat. Boetes die de Autoriteit Persoonsgegevens jou oplegt vanwege een tekortkoming die aantoonbaar bij ons ligt, vallen binnen deze beperking; de regeling over datalekken staat in de verwerkersovereenkomst.
Wat wij niet vergoeden: Gevolgschade, gederfde winst, gemiste omzet en verlies van gegevens dat je met een eigen export had kunnen voorkomen.
Melden: Meld schade binnen redelijke termijn nadat je hem hebt ontdekt, en in elk geval binnen twaalf maanden. Daarna vervalt de aanspraak. Melden kan gewoon per mail; wij vragen geen aangetekende brief.

Artikel 9

Wijzigingen, recht en geschillen.

Wijziging van deze voorwaarden: Een nieuwe versie kondigen wij minstens dertig dagen vooraf per mail aan. Ben je het niet eens met de wijziging, dan kun je opzeggen voordat hij ingaat. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met versienummer en datum. Eerdere versies sturen wij op verzoek toe.
Als er iets misgaat tussen ons: Neem eerst contact op via dossier@coachoverzicht.nl. De meeste dingen zijn met een mail en een gesprek opgelost, en dat is voor ons allebei goedkoper dan de andere weg.
Toepasselijk recht: Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen die wij samen niet oplossen, leggen wij voor aan de rechtbank Gelderland.
Als een bepaling niet blijkt te kloppen: Is een deel van deze voorwaarden ongeldig, dan blijft de rest gewoon gelden en vervangen wij het ongeldige deel door een bepaling die de bedoeling ervan zo dicht mogelijk benadert.

Vragen over deze voorwaarden, een ondertekend exemplaar nodig, of ons vestigingsadres voor je administratie? Mail dossier@coachoverzicht.nl.