Het cliëntdossier voor de zelfstandige coach.
Van eerste aanvraag tot afgerond traject, in één rustige en veilige omgeving. Je cliëntinformatie staat nu in Word-bestanden, mailbijlagen en mappen. Hier staat het op één plek: het traject, de doelen, je verslagen en wat je met je cliënt deelt. Neem een sessie op en je krijgt een concept terug waarin elk punt verwijst naar het moment waar het vandaan komt.
- Eenmalig €9,99 voor vijf gesprekken van 60 minuten
- Geen abonnement en geen automatische verlenging
- Het stopt vanzelf, je hoeft niets op te zeggen
Spreek een minuut in en zie wat je verslag wordt.
Geen account, geen e-mailadres. Praat alsof je een stukje van een sessie navertelt. Je hoort van ons dat de audio verdwijnt; hier zie je het gebeuren, want je opname wordt nergens opgeslagen.
Eenvoudiger dan een groot pakket. Professioneler dan Word.
De meeste coaches hebben geen ingewikkeld pakket nodig, maar losse documenten en mailwisselingen zijn geen dossier. Coachoverzicht Dossier zit daar precies tussenin: coachingsoftware voor het hele traject, van eerste gesprek tot afgerond dossier. Wat er vandaag werkt en wat nog gebouwd wordt, staat er per onderdeel bij in de stand van zaken.
Hoe het nu vaak gaat
- Verslagen in Word-bestanden op je laptop of in de cloud
- Intakeformulieren als bijlage heen en weer per mail
- Handtekeningen printen, scannen en terugsturen
- Geen overzicht van doelen en voortgang per cliënt
- Cliënten hebben geen inzage in hun eigen traject
- Geen logboek van wie wat wanneer heeft ingezien
- Bewaartermijnen bijhouden in je hoofd of een losse agenda
Hoe het werkt met Coachoverzicht Dossier
- Eén beveiligd dossier per cliënt, met een rustige tijdlijn
- Cliënten komen binnen via een uitnodiging die één keer werkt
- Doelen met beginsituatie, voortgang en evaluatiemomenten
- Een sessie opnemen en er een controleerbaar concept van krijgen
- Cliënten lezen mee via hun eigen omgeving, Mijn Traject
- Automatische logging van toegang, wijzigingen en exports
- De audio verdwijnt vanzelf, met een bewijsregel in het logboek
Eén doorlopende lijn, van kennismaking tot afsluiting.
Geen losse tools voor intake, verslagen en evaluatie. Elk traject volgt dezelfde heldere route. Twee stappen zijn nog in aanbouw en dat staat erbij.
- Werkt nuAanvraag
Een cliënt meldt zich bij je aan, bijvoorbeeld via je profiel op Coachoverzicht.nl. Je nodigt hem uit met een beveiligde link die maar één keer werkt.
- Werkt nuIntake
De cliënt vult vooraf een intakeformulier in dat jij hebt samengesteld, en de antwoorden staan direct in het dossier. Zeven formulieren zitten er als vertrekpunt bij, verdeeld over vijf werkvelden.
- Werkt nuOvereenkomst
Je zet er een kant-en-klare coachovereenkomst neer of je uploadt je eigen document, en je cliënt tekent hem digitaal. De handtekening hangt aan die ene versie, niet aan het document, dus een latere versie is nooit stilzwijgend meegetekend.
- Werkt nuDoelen
Samen leg je maximaal vijf hoofddoelen vast, met beginsituatie, gewenste situatie en evaluatiedatum.
- Werkt nuSessies
Je schrijft een gestructureerd verslag in jouw eigen indeling, of je neemt de sessie met toestemming op en laat AI een concept maken dat jij beoordeelt.
- Werkt nuMeelezen
Gedeelde verslagen verschijnen in Mijn Traject. De cliënt leest mee en kan er onder reageren; jij antwoordt in dezelfde draad.
- Werkt nuEvalueren
Tussentijds en aan het einde beoordeel je samen de voortgang per doel, met een eenvoudige score en toelichting.
- Werkt nuAfsluiten
Je sluit het traject af en dan gaat het echt dicht: er kan geen verslag, doel, afspraak of opname meer bij. Heropenen kan, en beide staan in het logboek.
- Werkt nuBewaren
Het dossier blijft veilig en vindbaar bewaard, met een volledige export wanneer je die nodig hebt. De audio van een sessie volgt zijn eigen, veel kortere termijn.
Alles wat een coachpraktijk nodig heeft. Niets wat afleidt.
Cliëntdossier als tijdlijn
Traject, doelen, voortgang, verslagen, reacties, opnames, afspraken en toestemmingen in één chronologisch overzicht. Er komt niets nieuws bij; het stond al in het systeem, alleen verspreid over tien tabbladen.
Word-naar-dossier
Upload je bestaande Word-format als .docx en het systeem leest de kopstijlen eruit. Jij kijkt de lijst na en past hem aan; pas als jij opslaat ontstaat het sjabloon. Je bestand wordt gelezen en niet bewaard. Het overzetten van cliënten en oude verslagen komt later.
Mijn Traject voor cliënten
Elke cliënt krijgt gratis een eigen beveiligde omgeving. Verslagen lezen, erop reageren, voortgang op doelen bijhouden en zien wie wanneer in het dossier keek.
Digitale ondertekening
Je cliënt leest het stuk, typt haar naam en bevestigt. Vastgelegd worden wie, wanneer, vanaf welk adres, de letterlijke verklaring en de afdruk van het bestand. Een ondertekende versie is daarna niet meer leeg te maken en de handtekening zelf niet te wijzigen.
Gestructureerde rapportages
Sessieverslagen met vaste onderdelen die je zelf aan of uit zet: besproken onderwerpen, voortgang op doelen, afspraken en vervolg.
Export en overdracht
Ieder dossier is op elk moment volledig te exporteren in een leesbaar formaat. Jouw dossiers blijven jouw dossiers.
AI die je niet hoeft te geloven, maar kunt controleren.
Neem een sessie op, met toestemming van je cliënt, en ontvang een conceptverslag in jouw eigen indeling. Het verschil met andere systemen: elk inzicht in het verslag verwijst naar het moment in het transcript waar het vandaan komt.
Opnemen met toestemming
De cliënt geeft toestemming per traject en per sessie, nooit vooraf aangevinkt en altijd intrekbaar. Tijdens de opname is een indicator permanent zichtbaar en coaching blijft ook zonder opname gewoon mogelijk. Voor je cliënt is de opname geen formaliteit maar waarde: er staat een zorgvuldig, controleerbaar verslag tegenover.
Verslag met bronverwijzingen
Elke samenvatting, afspraak en actie in het AI-concept is aanklikbaar en herleidbaar naar de transcripttekst. Geen diagnoses, geen persoonlijkheidslabels, geen verzonnen conclusies. Jij beoordeelt altijd voordat iets definitief wordt of gedeeld.
Audio verdwijnt vanzelf
De opname wordt standaard 24 uur na het gesprek verwijderd, of je het verslag nu al hebt goedgekeurd of niet. Je praktijk kan die termijn bewust verruimen tot hoogstens zeven dagen, met vastgelegde reden. Je cliënt ziet welke termijn geldt en je kunt een verwijderbewijs genereren.
Je werkwijze gaat mee. Alleen de losse bestanden blijven achter.
Werk je nu met een eigen Word-format voor verslagen of intake? Dan hoef je niet opnieuw te beginnen. Met Word-naar-dossier zet je jouw format om in een digitaal sjabloon. Bestaande cliënten voeg je toe via een beveiligde import, oude verslagen bewaar je per cliënt als historisch document.
Zo werkt overstappenGebouwd voor vertrouwelijke gesprekken.
Wat jij met een cliënt bespreekt is gevoelige informatie. Daarom is beveiliging geen extra optie, maar het fundament van het hele systeem.
Binnen de EER, versleuteld opgeslagen
Gegevens staan en worden verwerkt op servers binnen de Europese Economische Ruimte. Het verkeer is versleuteld, de back-ups ook, en de database en je audio staan op een versleutelde schijf. Waar dat wel en niet tegen beschermt, staat er eerlijk bij.
Tweefactorauthenticatie standaard
Coaches loggen in met een wachtwoord plus een code uit een authenticator-app. Cliënten komen binnen via een eenmalige uitnodiging; een blijvende inloglink per mail vinden wij te zwak voor een dossier.
Volledige auditlogging
Het systeem legt vast wie een dossier opent, wat er wordt gewijzigd en wat er wordt geëxporteerd. Controleerbaar voor jou en je cliënt.
Verwerkersovereenkomst inbegrepen
Bij ieder abonnement hoort een duidelijke verwerkersovereenkomst, met vastgelegde afspraken over gegevens, subverwerkers en datalekken.
Eerlijke prijzen, zonder verrassingen.
Alle abonnementen zijn maandelijks opzegbaar. Cliënttoegang tot Mijn Traject is altijd inbegrepen en altijd gratis voor de cliënt.
Essential
€24 per maand, excl. btw
Voor de startende solocoach
- 1 coach, tot 10 actieve cliënten
- 10 transcriptie-uren per maand
- Dossier, intake, doelen en rapportages
- Cliëntportaal Mijn Traject
Professional
€49 per maand, excl. btw
Voor de gevestigde praktijk
- 1 coach, tot 50 actieve cliënten
- 50 transcriptie-uren per maand
- Eigen sjablonen voor je verslagen
- Digitale ondertekening en eigen huisstijl
Praktijk
€89 per maand, excl. btw
Voor teams van 2 tot 10 professionals
- 3 professionals inbegrepen
- 120 transcriptie-uren gedeeld
- Rollen, rechten en vervangingsregeling
- Sjablonen gedeeld met je hele praktijk
Goed om te weten voordat je begint.
Voor wie is Coachoverzicht Dossier bedoeld?
Voor zelfstandige coaches en kleine coachpraktijken in Nederland die professioneler willen werken dan met losse Word-bestanden en e-mail. De huidige versie is ingericht voor trajecten met cliënten van 18 jaar en ouder. Wat het per soort praktijk betekent, van loopbaancoach tot teamcoach, en voor wie het bewust niet is, staat bij voor wie dit is.
Moet ik een profiel op Coachoverzicht.nl hebben?
Nee. Iedere coach kan Coachoverzicht Dossier gebruiken. Een profiel op Coachoverzicht.nl of Christencoaching.nl is een voordeel, omdat aanvragen dan rechtstreeks in je dossieromgeving binnenkomen, maar het is geen verplichting.
Betalen mijn cliënten voor Mijn Traject?
Nee, nooit. Toegang tot het eigen traject hoort bij goede begeleiding en is bij elk abonnement inbegrepen.
Kan ik mijn eigen verslagformat blijven gebruiken?
Ja. Met Word-naar-dossier zet je jouw bestaande format om in een digitaal sjabloon. Je kunt daarnaast onderdelen aan of uit zetten en eigen velden toevoegen. Alleen de vaste beveiligings- en logvelden liggen vast.
Wat gebeurt er met mijn dossiers als ik stop?
Je kunt ieder dossier op elk moment volledig exporteren in een leesbaar formaat. Bij opzegging krijg je een redelijke termijn om alles over te dragen, waarna gegevens aantoonbaar worden verwijderd. Dit staat vastgelegd in de verwerkersovereenkomst.
Hoe gaat het systeem om met AI en opnames?
AI is een hulpmiddel onder jouw controle, geen automaat. Opnemen kan alleen met toestemming van de cliënt, per traject en per sessie. Het AI-conceptverslag verwijst per inzicht naar de transcripttekst, jij beoordeelt altijd voordat iets definitief wordt, en de audio wordt standaard direct na goedkeuring verwijderd. Jouw gegevens worden nooit gebruikt om AI-modellen te trainen. Je kunt AI ook volledig uitschakelen en gewoon zelf schrijven.