De verwerkersovereenkomst, leesbaar en compleet.
Jij bent als coach verwerkingsverantwoordelijke voor je cliëntdossiers; wij zijn je verwerker. Deze overeenkomst hoort bij elk abonnement en bij de proefperiode, en geldt vanaf het moment dat je de dienst gebruikt. Versie 1.0, 5 augustus 2026.
Wie, wat en hoelang.
- Partijen en rollen
- De praktijk met het abonnement of de proefperiode is verwerkingsverantwoordelijke. Coachoverzicht (KvK 42123374) is verwerker. Deze overeenkomst is onderdeel van de dienstverlening en hoeft niet apart ondertekend te worden; op verzoek leveren we een ondertekend exemplaar.
- Onderwerp en duur
- De verwerking van persoonsgegevens die nodig is voor het voeren van coachdossiers in Coachoverzicht Dossier. De overeenkomst loopt zolang het abonnement of de proefperiode loopt, plus de afgesproken export- en verwijdertermijn daarna.
- Aard en doel van de verwerking
- Opslag en ontsluiting van dossiers, transcriptie van opnames, het maken van AI-conceptverslagen, het cliëntportaal Mijn Traject, afspraakmails en de dossierexport. Wij verwerken uitsluitend in jouw opdracht en nooit voor eigen doeleinden. Cliëntgegevens worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen.
- Soorten gegevens en betrokkenen
- Contactgegevens en dossierinhoud van jouw cliënten (18 jaar en ouder): verslagen, doelen, afspraken, toestemmingen, tijdelijke audio-opnames en transcripten. Daarnaast accountgegevens van jou en je medewerkers. Het systeem is niet bedoeld voor medische dossiers, diagnostiek of declaraties.
Beveiliging en vertrouwelijkheid.
- Passende maatregelen
- Versleutelde verbindingen, tenant-isolatie die in de database zelf is afgedwongen, inloggen met twee factoren, een verzegeld logboek waarin elke inzage en wijziging vastligt, dagelijkse versleutelde back-ups die wekelijks echt worden teruggezet, en audio die na hoogstens zeven dagen automatisch verdwijnt. De volledige en actuele lijst staat op de beveiligingspagina; die pagina is onderdeel van deze overeenkomst.
- Vertrouwelijkheid
- Iedereen die bij ons toegang tot systemen heeft, is aan geheimhouding gebonden. Toegang tot dossierinhoud voor ondersteuning bestaat alleen als jij die uitdrukkelijk aanzet en wordt gelogd; die functie staat op de roadmap en tot die tijd heeft support geen pad naar dossierinhoud.
- Verwerkingslocatie
- Alle verwerking vindt plaats binnen de Europese Economische Ruimte, ook bij onze subverwerkers. Er worden geen persoonsgegevens doorgegeven naar landen buiten de EER.
Subverwerkers.
Wij gebruiken zo min mogelijk partijen, en uitsluitend Europese verwerking. Dit is de volledige lijst; hij staat ook op de privacypagina en wijzigt alleen met dertig dagen aankondiging vooraf, met het recht om bezwaar te maken.
Hostinger
Hosting van de applicatie en database (Parijs, Frankrijk), versleutelde back-ups (Frankfurt, Duitsland) en het mailverkeer van afspraak- en systeemmails.
Mistral AI
Transcriptie van opnames en het AI-conceptverslag. Frans bedrijf, verwerking binnen de EU. Gegevens worden niet gebruikt voor het trainen van modellen.
AssemblyAI
Reservetranscriptie via het aparte Europese endpoint, alleen als de primaire transcriptie niet beschikbaar is. Verwerking binnen de EU.
Mollie
Betalingen van de praktijk aan ons. Nederlands bedrijf. Mollie verwerkt betaalgegevens van jou als praktijk en raakt nooit cliëntdossiers aan.
Bijstand, datalekken en het einde.
- Bijstand bij rechten van betrokkenen
- Inzage-, correctie- en verwijderverzoeken van jouw cliënten handel jij af; het systeem helpt daarbij met de dossierexport per traject, het inzagelogboek dat de cliënt zelf kan bekijken, en aantoonbare verwijdering. Komt zo'n verzoek per ongeluk bij ons binnen, dan sturen we het onverwijld naar jou door.
- Datalekken
- Ontdekken wij een inbreuk die jouw gegevens raakt, dan melden we dat onverwijld en uiterlijk binnen 48 uur aan jou, met wat er bekend is: aard, omvang, betrokken gegevens en genomen maatregelen. De beoordeling en eventuele melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan betrokkenen is aan jou; wij leveren alle informatie die je daarvoor nodig hebt.
- Audit en verantwoording
- Op verzoek leveren we eenmaal per jaar de informatie die redelijkerwijs nodig is om aan te tonen dat deze overeenkomst wordt nageleefd. Een audit door een onafhankelijke deskundige is mogelijk na overleg, tegen redelijke kosten en zonder toegang tot gegevens van andere praktijken.
- Einde van de overeenkomst
- Na opzegging houd je dertig dagen toegang om alles te exporteren. Daarna verwijderen we alle dossiergegevens aantoonbaar; back-ups roteren binnen dertig dagen daarna vanzelf uit. Audio verdwijnt sowieso na hoogstens zeven dagen, ook tijdens de looptijd.
- Wijzigingen
- Een nieuwe versie van deze overeenkomst kondigen we minstens dertig dagen vooraf aan per mail. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met versienummer en datum.
Vragen over deze overeenkomst, of een ondertekend exemplaar nodig voor je eigen administratie? Mail dossier@coachoverzicht.nl.