Vertrouwelijke gesprekken verdienen meer dan een wachtwoord.
Wat een cliënt met jou deelt, kan gaan over gezondheid, werk, relaties en geloof. Dat is gevoelige informatie, ook als je geen formele zorgverlener bent. Daarom leggen we hier precies uit hoe het systeem daarmee omgaat. Geen vage beloftes, maar controleerbare afspraken.
Drie regels waar alles op terugvalt.
Jouw praktijk blijft eigenaar
Voor de dossierinhoud is jouw praktijk verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. Dat leggen we vast in een duidelijke verwerkersovereenkomst die bij elk abonnement hoort.
Zo min mogelijk gegevens
Het systeem vraagt alleen wat nodig is voor het traject. Geen BSN, geen kopie identiteitsbewijs, geen diagnosevelden. E-mailmeldingen bevatten nooit inhoudelijke cliëntinformatie.
Alles is controleerbaar
Elke opening, wijziging en export van een dossier wordt gelogd. Niet omdat we wantrouwen, maar omdat vertrouwen controleerbaar moet zijn, voor jou en voor je cliënt.
Wat we technisch en organisatorisch doen.
- Hosting binnen de Europese Economische Ruimte
- Gegevens worden opgeslagen en verwerkt binnen de EER, bij leveranciers met een verwerkersovereenkomst, transparante subverwerkers en contractueel vastgelegde datalocaties. Een server in Europa is daarbij het beginpunt, niet het bewijs: het gaat om het hele stelsel van afspraken en controles eromheen.
- Versleuteling van transport tot back-up
- Informatie is versleuteld tijdens transport en in opslag, inclusief databases, bestanden en back-ups. Sleutels worden beheerd via een afzonderlijke key-managementdienst, gescheiden van de productieomgeving.
- Strikte scheiding tussen praktijken
- Iedere praktijk heeft een eigen organisatie-ID en elke gegevensopvraag controleert zowel de praktijk als de rol van de gebruiker. Automatische tests proberen doorlopend deze grenzen te doorbreken, zodat wij het eerder merken dan wie dan ook.
- Sterke inlogbeveiliging voor iedereen
- Coaches loggen in met een passkey of met wachtwoord plus authenticator-app, altijd met tweefactorauthenticatie. Cliënten activeren hun account via een eenmalige beveiligde uitnodiging en loggen daarna op dezelfde sterke manier in. Een blijvende inloglink per e-mail vinden wij te zwak voor een dossier.
- Auditlogging volgens vaste normen
- Wie een dossier opent, wat er wordt bekeken, gewijzigd, gefinaliseerd of geëxporteerd, onder welke rol: het wordt vastgelegd. De logging zelf bevat zo min mogelijk inhoudelijke cliëntinformatie. We ontwerpen dit langs de Nederlandse normen voor informatiebeveiliging in de zorg, waaronder NEN 7510 en NEN 7513, ook al is de eerste versie geen zorgsysteem.
- Back-ups die bewezen werken
- Frequente databaseback-ups, dagelijks een volledige back-up, gescheiden en versleuteld opgeslagen. En minstens zo belangrijk: periodieke hersteltests. Een back-up die nooit is teruggezet, is slechts een aanname.
- Audio is er om te verwerken, niet om te bewaren
- Sessieopnames bestaan alleen met toestemming van de cliënt, per traject en per sessie, met een zichtbaar toestemmingsbewijs. Na verwerking en jouw goedkeuring wordt de audio standaard direct verwijderd, met maximaal 24 uur herstelvenster. Langere bewaring van 7 of 30 dagen kan alleen als bewuste keuze met vastgelegde reden. De verwijderstatus wordt gelogd en er is een verwijderbewijs te genereren.
- AI zonder blind vertrouwen
- AI maakt conceptverslagen waarin elk inzicht herleidbaar is naar de transcripttekst. De coach beoordeelt altijd voordat iets definitief wordt of gedeeld. Jouw gegevens worden nooit gebruikt om AI-modellen te trainen en AI is per praktijk volledig uit te schakelen.
- Eerlijk over Amerikaanse AI-leveranciers
- Voor transcriptie en verslagstructurering gebruiken we leveranciers met Europese verwerking en Europese endpoints. Een deel daarvan valt onder Amerikaanse moederbedrijven, en daarmee blijft er een theoretisch restrisico onder Amerikaanse wetgeving bestaan. Wij beloven niet dat dit risico nul is, wij beperken het: korte tot geen bewaring bij de leverancier, contractuele uitsluiting van modeltraining, doorgiftebeoordelingen, en een architectuur waarin leveranciers verwisselbaar zijn zodat een volledig Europees alternatief mogelijk blijft.
- Geen supporttoegang zonder jouw toestemming
- Onze medewerkers kunnen niet zomaar in dossiers kijken. Supporttoegang kan alleen na expliciete toestemming van de praktijk, voor een beperkte periode, voor een concrete vraag en volledig gelogd. Waar mogelijk ziet support alleen technische gegevens, geen inhoud.
- Veilig ontwikkelproces
- Gescheiden ontwikkel-, test- en productieomgevingen, nooit echte cliëntdata in ontwikkeling, code reviews, geautomatiseerde beveiligingstests en een onafhankelijke penetratietest voordat betalende klanten breed worden toegelaten, daarna jaarlijks herhaald.
- Voorbereid op incidenten
- Er ligt een uitgewerkt datalekproces klaar: vaststellen, beperken, bewijs veiligstellen, impact bepalen, betrokken praktijken informeren en de meldplicht beoordelen. We bedenken niet tijdens een incident wie wat moet doen.
Het dossier is over de cliënt, dus ook voor de cliënt.
Coachoverzicht Praktijk maakt het eenvoudig om te doen wat de AVG van je vraagt, zonder juridische stapels papier.
Inzage en kopie
Cliënten zien gedeelde informatie direct in Mijn Traject en kunnen een volledige kopie van hun dossier aanvragen. Jij handelt zo'n verzoek af met een paar klikken.
Correctie en aanvulling
Feitelijke onjuistheden kunnen worden gecorrigeerd. Een professioneel oordeel wordt niet overschreven, maar de cliënt kan er wel een eigen standpunt naast laten opnemen.
Verwijdering en bewaartermijn
Verwijderverzoeken volgen een duidelijk proces. Het systeem bewaakt de bewaartermijn die jij voor jouw praktijk hebt ingesteld en waarschuwt wanneer die verloopt.
Weten wie heeft meegekeken
Dankzij de auditlogging kun je een cliënt laten zien wie het dossier heeft geopend en wanneer. Dat maakt vertrouwen concreet.
En als wij er ooit mee stoppen?
Een eerlijke vraag die je aan elke dossierleverancier zou moeten stellen. Ons antwoord staat op papier, vanaf dag één.
Altijd exporteren
Je kunt op elk moment al je dossiers exporteren in een leesbaar formaat. Niet alleen bij vertrek, gewoon altijd.
Redelijke overgangstermijn
Bij beëindiging, door jou of door ons, geldt een vastgelegde overgangstermijn waarin je alles kunt overdragen.
Aantoonbare verwijdering
Na afloop worden gegevens verwijderd en ontvang je daarvan een bevestiging, zoals vastgelegd in de verwerkersovereenkomst.
Wat we niet beloven.
Vertrouwen begint bij eerlijkheid over grenzen. Daarom ook dit.
Zijn jullie een gecertificeerd zorgsysteem?
Nee. Coachoverzicht Praktijk is ontworpen langs de principes van normen zoals NEN 7510, maar de eerste versie is geen gecertificeerd zorginformatiesysteem en niet bedoeld voor formele zorgaanbieders met wettelijke dossierplichten. Voor die doelgroep overwegen we later een aparte zorgeditie.
Maakt het systeem mijn praktijk automatisch AVG-proof?
Nee, dat kan geen enkel systeem beloven. Wij leveren de veilige omgeving, de verwerkersovereenkomst en hulpdocumenten, en de praktijkscan helpt je bij de juiste instellingen. Maar jij blijft als coach zelf verantwoordelijk voor bijvoorbeeld de juiste grondslag en je eigen werkafspraken.
Is het AI-verslag foutloos?
Nee, geen enkel AI-systeem is dat. Daarom is het verslag altijd een concept, verwijst elk inzicht naar de transcripttekst zodat je het kunt controleren, worden onzekere fragmenten gemarkeerd en beoordeelt de coach alles voordat het definitief wordt. AI die zichzelf niet laat controleren hoor je niet te vertrouwen.
Beloven jullie 100 procent beschikbaarheid?
Nee, want dat kan niemand waarmaken. We streven naar een beschikbaarheid van 99,9 procent na de publieke lancering, met duidelijke onderhoudsvensters, een openbare statuspagina en eerlijke communicatie bij storingen.
Wil je hier dieper op ingaan?
Stel je vragen over beveiliging, privacy of de verwerkersovereenkomst. We beantwoorden ze graag concreet en zonder omwegen.
Neem contact op