Audio die vanzelf verdwijnt.
Een opname is er om een verslag van te maken, niet om te bewaren. Daarom verdwijnt audio in Coachoverzicht Dossier standaard na 24 uur vanzelf. Het transcript en het verslag blijven bestaan. Dat is je werkmateriaal, de audio niet.
Standaard 24 uur, hoogstens zeven dagen.
Je hoeft er niets voor te doen en je kunt het ook niet vergeten. De opname krijgt bij het opnemen een vervaldatum en verdwijnt op dat moment vanzelf.
Standaard na 24 uur weg
Een opname verdwijnt standaard 24 uur na het opnemen. Automatisch, zonder handeling van de coach. In de meeste gevallen is dat ruim genoeg om het verslag te maken en te controleren.
Verruimen kan, bewust en beperkt
De praktijkeigenaar kan de termijn bewust verruimen, tot hoogstens zeven dagen. Langer bestaat niet in het systeem, voor niemand.
Elke opname houdt zijn eigen vervaldatum
Pas je de instelling aan, dan geldt dat alleen voor nieuwe opnames. Een opname die er al staat, houdt altijd de vervaldatum die zij bij het opnemen kreeg.
Verlengen is onmogelijk gemaakt, met opzet.
Dat een bestaande opname niet langer bewaard kan worden, is geen beleidsafspraak die iemand onder druk kan vergeten. Het is een regel in de database zelf. Die weigert elke poging om een vervaldatum op te rekken, ook via een omweg en ook door ons. Zo is de belofte aan de cliënt geen kwestie van discipline, maar van techniek.
Direct verwijderen kan altijd.
De termijn is een bovengrens, geen wachttijd. Wil je een opname eerder kwijt, dan kan dat op elk moment.
Onomkeerbaar
Direct verwijderen is definitief. Er is geen prullenbak en geen herstelmogelijkheid, ook niet voor ons: de audio staat bewust buiten de database en gaat dus niet mee in de nachtelijke databaseback-ups. Dat past bij het uitgangspunt: audio is er om te verwerken, niet om te bewaren.
Verwijderbewijs met controlegetal
Bij het verwijderen ontstaat een verwijderbewijs met een controlegetal. Dat bewijs blijft in het dossier staan, zodat later te zien is dat en wanneer de opname is verwijderd.
Ook automatisch verwijderen laat een spoor na
Verloopt de termijn vanzelf, dan gebeurt het verwijderen automatisch en blijft daarvan een bewijsregel achter in het logboek. Er verdwijnt dus nooit iets zonder dat het dossier dat laat zien.
Eerlijk is ook: onomkeerbaar betekent echt onomkeerbaar. Verwijder je een opname direct, dan is zij weg. Controleer dus eerst of het transcript er goed op staat.
Het transcript en het verslag blijven bestaan.
De audiotermijn gaat alleen over de opname zelf. Het transcript en het verslag dat je ervan maakt, horen bij het dossier en blijven gewoon staan. Dat is het werkmateriaal waarmee je verder werkt. Hoe lang het dossier zelf bewaard blijft, is een andere vraag, met eigen termijnen. Daarover lees je meer in het kennisbankartikel over bewaren en inzage.
Meer over opnames en bewaren.
Van gesprek naar verslag
Hoe een opname via transcript en concept een controleerbaar verslag wordt, met de coach als eindredacteur.
Bewaren en inzage
Hoe lang bewaar je een coachdossier, en wat mag een cliënt inzien? De bewaartermijnen van het dossier zelf.
Het verzegelde logboek
Waar het bewijs terechtkomt dat een opname echt verdwenen is, en waarom die regel daarna niet meer te wijzigen valt.
Probeer het zelf.
Gratis, in 30 seconden, zonder account. De proefperiode start je daarna direct zelf: vijf gesprekken van 60 minuten voor eenmalig €9,99.
Probeer het zelf