Met meer mensen in dezelfde praktijk, zonder dat iedereen alles ziet.
Zodra je met z'n tweeën bent, komen er vragen bij die een solocoach nooit heeft. Wie mag er in welk dossier? Wat gebeurt er met de cliënten van een collega die drie weken uitvalt? En hoe draag je een traject netjes over zonder dat je cliënt het als laatste hoort? Dit deel van het systeem gaat daarover. Het zit in het Praktijk-abonnement en werkt nu.
Vijf rollen, en de database houdt zich eraan.
Elke medewerker heeft één rol. Die rol bepaalt niet welke knoppen je ziet, maar welke gegevens je überhaupt kunt opvragen. Dat verschil is de kern: een verborgen knop is een beleefdheid, een databaseregel is een grens.
Praktijkeigenaar
Ziet alle dossiers van de praktijk, nodigt collega's uit en beheert waarnemingen. Er is er precies één van; een tweede eigenaar aanwijzen kan niet, want die zou de eerste kunnen buitensluiten.
Beheerder
Dezelfde blik op de praktijk als de eigenaar, bedoeld voor wie de dagelijkse leiding heeft. Handig als de eigenaar niet degene is die de organisatie draait.
Coach
Ziet de eigen trajecten en verder niets. Niet de dossiers van collega's, niet het praktijkoverzicht, en ook niet met een gekopieerd nummer uit de adresbalk.
Waarnemer
Een coach die tijdelijk ook bij de trajecten van één collega mag. Zie hieronder: dat 'tijdelijk' is geen belofte maar een datum.
Administratief
Voor wie de agenda en de facturen doet zonder in dossiers te horen. Deze rol ziet geen enkele dossierinhoud, en kan daarom ook geen coach van een traject worden.
Jij nodigt uit, zij kiest haar eigen sleutels.
Je vult haar naam, haar mailadres en haar rol in. Zij krijgt een mail met een link die zeven dagen werkt en één keer gebruikt kan worden. Op die pagina kiest ze zelf haar wachtwoord en koppelt ze haar eigen authenticator-app.
Jij krijgt geen van beide te zien, en wij ook niet. Dat is geen kwestie van netjes zijn: de wachtwoordvelden zijn in de database afgeschermd, ook voor de gebruiker waarmee de applicatie zelf draait. Alleen het inlogpad komt erbij. Zelfs een praktijkeigenaar die de database rechtstreeks zou uitlezen, krijgt op die kolommen te horen dat het niet mag.
In het overzicht zie je van elke collega of ze al binnen is geweest of dat haar uitnodiging nog openstaat. Zo weet je of die mail is aangekomen, in plaats van het te hopen.
Een dossier gaat over met een reden erbij.
Een traject verhuist naar een collega als jij met verlof gaat, als de klik er niet is, of als iemand vertrekt. Wat er dan gebeurt, staat vast.
De reden is verplicht
Overdragen zonder op te schrijven waarom kan niet. Die reden komt in het verzegelde logboek en is er over een jaar nog. Precies dan wil je hem hebben.
Weet je cliënt het al?
Het systeem vraagt of je het haar verteld hebt en legt het antwoord vast. Wij kunnen dat gesprek niet voor je voeren, maar we kunnen wel zorgen dat de vraag gesteld wordt.
Binnen je eigen praktijk
Een dossier kan alleen naar een collega in dezelfde praktijk. De database weigert het anders, dus een verkeerd gekozen naam kan nooit een dossier buiten je praktijk laten belanden.
De vorige coach raakt de toegang kwijt
Overdragen is echt overdragen. Wie het traject kwijtraakt, ziet het daarna niet meer, tenzij haar rol haar sowieso alle dossiers laat zien. Wat er in het verleden gebeurde, blijft wel in het logboek staan.
Tijdelijke toegang die ook echt ophoudt.
Iemand valt uit en haar cliënten kunnen niet drie weken wachten. Dus geef je een collega toegang tot haar trajecten. Bij ons is dat geen vinkje maar een afspraak met een begindatum, een einddatum en een reden.
Die einddatum is verplicht en duurt hoogstens een jaar. Dat klinkt streng en dat is het ook, want de fout die we ermee voorkomen is stil: waarnemen zonder einde betekent dat iemand die drie weken inviel, een jaar later nog in dossiers zit van cliënten die zij nooit heeft gesproken. Niemand die het merkt, want er is geen moment waarop het opvalt. Op de afgesproken dag sluit de deur nu vanzelf. Eerder stoppen kan altijd met één klik, en dan is de toegang meteen weg.
Instellen mag alleen de praktijkeigenaar of een beheerder. Een coach die zichzelf tot waarnemer van een collega kan benoemen, heeft in de praktijk toegang tot alles, en dan is de hele rolverdeling een formaliteit. Binnen de praktijk is een waarneming trouwens niet geheim: iedere medewerker kan zien wie er waarneemt en tot wanneer. Een afspraak die niemand kan navragen, is geen afspraak.
Cijfers over je praktijk, zonder namen van cliënten.
Een scherm voor de maandagochtend: hoeveel loopt er, waar zit je tegen een grens aan, en blijft er iets liggen.
Wat er loopt
Actieve cliënten, lopende trajecten, afspraken deze week, en hoeveel transcriptie-uren je deze maand van je bundel gebruikt hebt.
Wat blijft liggen
Concepten die ouder zijn dan twee weken worden apart geteld. Dat is het ene getal op dit scherm waar je vandaag iets aan kunt doen.
Werkdruk per coach
Per collega hoeveel trajecten er lopen en hoeveel verslagen er nog openstaan. Genoeg om te zien wie het te druk heeft, zonder in haar dossiers te kijken.
Geen dossierinhoud
Er staan bewust geen cliëntnamen en geen verslagteksten op dit scherm. Die zie je via de gewone weg, en dan komt er ook een regel in het logboek. Een overzicht dat stilletjes namen toont, is een omweg om dat spoor heen.
Een collega verwijderen kan niet.
Op non-actief zetten wel, en dan komt zij niet meer door de inlog en verdwijnt ze uit alle keuzelijsten. Maar haar naam blijft staan onder de verslagen die ze schreef en in het verzegelde logboek. Een medewerker die spoorloos uit het systeem verdwijnt, laat dossiers achter waarin niet meer te zien is wie wat deed, en dan is het logboek zijn belangrijkste eigenschap kwijt.
Om dezelfde reden vraagt het systeem eerst om haar lopende trajecten over te dragen. Iemand uitzetten die nog vijf cliënten heeft, levert vijf dossiers op die niemand meer als zijn eigen dossier ziet.
Dit gaat over toegang, niet over vertrouwen.
Rollen en einddatums houden niemand tegen die kwaad wil binnen zijn eigen bevoegdheid. Een coach mag in haar eigen dossiers, en dat blijft zo. Wat dit deel van het systeem doet, is zorgen dat toegang altijd een reden en een grens heeft, dat tijdelijke toegang vanzelf ophoudt, en dat elke overdracht een spoor achterlaat. De rest is een gesprek tussen mensen, en dat lost geen software voor je op.
Wat hiernaast hoort.
Elke overdracht en elke waarneming komt terecht in het verzegelde logboek. Wat je cliënt daarvan ziet, staat bij toestemming per onderdeel. En hoe een dossier je praktijk weer verlaat, lees je bij de dossierexport. De prijzen van het Praktijk-abonnement staan op de prijzenpagina.
Probeer het zelf, gratis.
In 30 seconden, zonder account. Wil je het daarna in je eigen praktijk gebruiken, dan start je de proefperiode direct zelf: vijf gesprekken van 60 minuten voor eenmalig €9,99.
Probeer het zelf