Afspraken met automatische mail naar je cliënt.
Je plant een afspraak in bij een traject, en je cliënt krijgt er automatisch een nette mail over, uit naam van je praktijk. Annuleren stuurt ook een mail. Zo staat wat je cliënt weet nooit los van wat er in het dossier staat. Deze functie werkt nu.
Eén afspraak, alle gegevens, één mail.
Een afspraak hoort bij een traject en bevat alles wat je cliënt moet weten. Het versturen van de bevestiging hoef je niet zelf te doen en kun je ook niet vergeten.
Inplannen
Je legt datum, tijd, duur en locatie vast bij het traject, met ruimte voor een korte toelichting. Je cliënt ontvangt automatisch een nette mail met die gegevens, uit naam van je praktijk. De toelichting gaat mee in de mail; houd hem dus praktisch, zoals wat je cliënt meeneemt, en zet er geen gespreksinhoud in.
Annuleren
Annuleer je een afspraak, dan gaat daar ook automatisch een mail over uit. Een wijziging die alleen in het systeem staat, bestaat hier niet.
Verzetten
Verzetten is bewust annuleren plus opnieuw inplannen. Je cliënt krijgt dus een annulering en een nieuwe bevestiging, en houdt nooit een oude mail over die niet meer klopt.
Waarom verzetten twee stappen is.
Een aparte verzetknop lijkt handiger, maar die maakt het mogelijk dat een afspraak stilletjes verschuift terwijl je cliënt nog een bevestiging van de oude tijd in de inbox heeft. Dat vonden wij een slechte ruil. Door verzetten op te bouwen uit annuleren en opnieuw inplannen, klopt de mail die je cliënt kreeg altijd met wat er in het systeem staat. Het kost jou een handeling extra, en het bespaart je cliënt een misverstand.
Er gaat niets stilletjes de deur uit.
Het systeem mailt uit naam van je praktijk. Dan moet je ook kunnen zien wat er precies is verstuurd, en of het is aangekomen.
Elke mail terug te lezen
Elke mail die het systeem namens je praktijk verstuurt blijft terug te lezen, met bezorgstatus. Je weet dus niet alleen wat er is verstuurd, maar ook of het is bezorgd.
Vastgelegd in het verzegelde logboek
Het verzenden zelf staat in het verzegelde logboek. Dat een mail is verstuurd, en wanneer, is achteraf niet aan te passen of weg te poetsen.
Zichtbaar in Mijn Traject
Je cliënt ziet de eigen afspraken ook in Mijn Traject. De mail is de melding, het traject is de plek waar alles bij elkaar staat.
Dit is afsprakenbeheer, geen volledige agenda.
Eerlijk is eerlijk: je plant hier afspraken binnen het dossier, per traject. Het is geen weekoverzicht van je hele praktijk en het vervangt je agenda niet. Agenda-integratie staat op de roadmap. Tot die tijd is dit de afweging: de afspraak staat bij het traject waar hij hoort, en je cliënt is er altijd correct over gemaild. Wat er verder komt, lees je op de roadmap.
Wat er nog meer vastligt.
Elke verstuurde mail komt met bezorgstatus in het verzegelde logboek, dus achteraf is er nooit discussie over wat er wanneer de deur uit ging. Werk je met collega's, dan gaan afspraken mee bij een overdracht of waarneming. En wat je cliënt van dit alles ziet, staat bij toestemming per onderdeel.
Probeer het zelf, gratis.
In 30 seconden, zonder account. Wil je het daarna in je eigen praktijk gebruiken, dan start je de proefperiode direct zelf: vijf gesprekken van 60 minuten voor eenmalig €9,99.
Probeer het zelf