Wat we van je weten, en wat we bewust niet weten.
Deze pagina beschrijft welke persoonsgegevens Coachoverzicht Dossier verwerkt, waarom dat gebeurt, hoe lang gegevens blijven staan en wie ze verder onder ogen krijgt. In gewone taal, want een privacyverklaring die je niet begrijpt is geen verklaring.
Laatst bijgewerkt op 29 juli 2026.
Vier dingen die je meteen mag weten.
Geen cookies, geen trackers
Deze website plaatst geen cookies en laadt geen scripts van advertentie- of analysebedrijven. Er is dus ook geen cookiebanner: er valt niets te weigeren. In de dossieromgeving bewaart je browser alleen je eigen inlogsessie, lokaal, en die verdwijnt bij uitloggen.
Binnen de EER
Websites, applicatie en database draaien op servers binnen de Europese Economische Ruimte. Waar we een verwerker inschakelen, gebeurt de verwerking eveneens binnen de EER.
Nooit training van AI-modellen
Wat jij of je cliënt inspreekt of opschrijft wordt niet gebruikt om AI-modellen te trainen. Dat is bij onze AI-leverancier uitgezet en het is contractueel vastgelegd.
Niets doorverkocht
Gegevens worden niet verkocht, verhuurd of gedeeld voor commerciële doelen van anderen. Wij sturen geen nieuwsbrief tenzij je daar zelf om vraagt.
Wie is waarvoor verantwoordelijk?
Dat verschilt per situatie, en het verschil is belangrijk omdat het bepaalt bij wie je terechtkunt.
Deze website
Voor de gegevens die je op deze website achterlaat, in het contactformulier of bij de aanmelding voor de lancering, zijn wij zelf verwerkingsverantwoordelijke. Wij bepalen waarvoor die gegevens worden gebruikt: reageren op je bericht, en je laten weten wanneer we opengaan.
Verwerkingsverantwoordelijke is Coachoverzicht (KvK 42123374), de onderneming achter Coachoverzicht Dossier. Je bereikt ons op dossier@coachoverzicht.nl. Dat adres staat bewust op hetzelfde domein als de dienst zelf: een bericht over jouw gegevens hoort niet van een naam te komen die je nergens anders tegenkomt.
De dossieromgeving
Voor de dossiers in de dossieromgeving is de coach verwerkingsverantwoordelijke. Het is zijn of haar dossier, zijn of haar cliëntrelatie. Wij zijn daarbij verwerker en handelen alleen in opdracht van de coach. Die afspraken staan in de verwerkersovereenkomst die bij elk abonnement hoort. Ben je cliënt en heb je een vraag over je dossier, inzage, correctie of verwijdering, dan is je coach het juiste adres. Wij helpen je coach daar technisch bij, maar wij gaan er niet over.
Voor een paar dingen zijn wij daarnaast wel zelf verwerkingsverantwoordelijke, ook binnen de dossieromgeving: de accountgegevens van de coach en haar collega's, onze eigen facturatie, de beveiliging van de dienst, en de technische logboeken die daarbij horen. Dat is geen sluiproute naar dossierinhoud; het gaat om gegevens die wij nodig hebben om de dienst te leveren en veilig te houden, en die wij ook zouden hebben als er geen enkel dossier in stond.
Over bijzondere persoonsgegevens.
Coachoverzicht Dossier is niet ingericht als medisch dossier. Er zijn geen velden voor diagnoses, medicatie of behandelaars, en die komen er ook niet. In de intakeformulieren die wij meeleveren staan daar geen vragen over.
Maar een coachdossier bestaat voor een groot deel uit vrije tekst, en een cliënt vertelt wat zij wil vertellen. Over haar gezondheid, haar herstel, haar rouw, haar geloof. Dat kunnen bijzondere persoonsgegevens zijn in de zin van artikel 9 van de AVG, ook al vraagt niemand ernaar. Wij zeggen daarom niet dat wij geen gezondheidsgegevens verwerken, want dat zou niet kloppen. Wij zeggen: dossiers kúnnen bijzondere persoonsgegevens bevatten, en de omgeving is daarop gebouwd.
Wat dat concreet betekent: dossiers staan op een versleutelde schijf, iedere praktijk is in de database van elke andere afgeschermd, elke inzage komt in het logboek, opnames vragen apart om toestemming die altijd intrekbaar is, en er is een bewaartermijn die niet oneindig kan zijn.
Wat we verwerken als je iets invult.
- Contactformulier
- Je naam, je e-mailadres, of je een vraag hebt dan wel met welk abonnement je wilt beginnen, en de tekst die je zelf schrijft. Doel: je vraag beantwoorden of je omgeving klaarzetten. Grondslag: uitvoering van of aanloop naar een overeenkomst, en ons gerechtvaardigd belang om op berichten te reageren. Van je IP-adres houden we alleen een teller bij tegen misbruik van het formulier; die staat in het geheugen en bevat geen inhoud. We bewaren het bericht zolang het onderwerp loopt en daarna nog hooguit een jaar, zodat we een eerder gesprek kunnen terugvinden. Vraag je om verwijdering, dan doen we dat eerder.
- Aanmelding voor de proefperiode
- Je naam en e-mailadres, en als je die invult je praktijknaam en werkveld. Doel: je proefomgeving inrichten en je de inloggegevens sturen. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst die je met de betaling aangaat. De betaling zelf loopt via Mollie; wij zien geen rekeningnummer en geen kaartgegevens, alleen dat er betaald is. Ga je na de proefperiode niet door, dan verwijderen we je omgeving en wat je erin hebt gezet.
- Het proefblok van een minuut
- Wat je inspreekt gaat rechtstreeks naar de transcriptiedienst en bestaat verder alleen in het werkgeheugen van dat ene verzoek. De audio wordt niet op schijf gezet en niet bewaard, ook niet tijdelijk. Het transcript en de samenvatting blijven in je eigen browser staan en verdwijnen zodra je de pagina sluit. Van je IP-adres houden we alleen een teller bij, om te voorkomen dat iemand de knop honderden keren achter elkaar gebruikt; die teller staat in het geheugen en bevat geen inhoud.
- Serverlogboeken
- De webserver legt technische gegevens vast over verzoeken, waaronder IP-adres, tijdstip en opgevraagde pagina. Doel: beveiliging en storingsonderzoek. Grondslag: gerechtvaardigd belang bij een werkende en veilige dienst. Deze logboeken worden niet gebruikt om bezoekers te volgen of profielen op te bouwen en worden na veertien dagen automatisch overschreven.
- Waar je vandaan inlogt
- Bij het inloggen als coach leggen we het IP-adres van die inlog vast, en we onthouden welke adressen we voor jouw account eerder zagen. Doel: opmerken dat iemand anders met jouw wachtwoord inlogt, en jou daar dan over kunnen mailen. Grondslag: gerechtvaardigd belang bij een beveiligd dossier, en de verplichting om een datalek snel op te merken. Deze adressen worden nergens anders voor gebruikt, gaan niet naar derden en verdwijnen samen met de sessie. Voor cliënten in Mijn Traject doen we dit niet.
- Back-ups
- Van de database wordt elke nacht een versleutelde kopie gemaakt. Die blijft veertien dagen op de server staan en dertig dagen op een tweede machine. Vraag je om verwijdering van je gegevens, dan halen we ze uit de live-omgeving; uit de back-ups verdwijnen ze vanzelf zodra die dertig dagen verstreken zijn. Een back-up terugzetten doen we alleen bij een storing, en de teruggezette gegevens ondergaan daarna dezelfde verwijdering.
Wie krijgt gegevens onder ogen, en waarvoor?
Dit is de volledige lijst. Elke partij verwerkt uitsluitend in onze opdracht, met een verwerkersovereenkomst en alleen voor het doel dat hieronder staat.
- Hostinger
- Hosting van de website, de applicatie en de database, op servers binnen de Europese Unie. Zij zien geen inhoud voor eigen doeleinden en verwerken alleen wat nodig is om de servers te laten draaien.
- Mistral AI
- Frans bedrijf, verwerking binnen de Europese Unie. Zet audio om in tekst en maakt van het transcript een conceptverslag. Het gebruik van gegevens voor het trainen van modellen is bij ons uitgezet. Audio en tekst worden bij ons niet langer bewaard dan de verwerking duurt.
- AssemblyAI
- Alleen als uitwijk, wanneer de eerste dienst niet beschikbaar is, en dan via hun Europese verwerkingsomgeving. Ook hier geldt: geen gebruik voor modeltraining.
- Hostinger, e-maildienst
- Onze eigen mailbox draait bij dezelfde partij. Stuur je ons een bericht via het formulier of rechtstreeks een mail, dan staat dat bericht ook in die mailbox.
- Mollie
- Nederlands bedrijf, verwerking binnen de Europese Unie. Handelt de betaling van de proefperiode af. Wij zien daarbij geen rekeningnummer en geen kaartgegevens; wij krijgen alleen te horen dat er betaald is, plus de naam en het e-mailadres die je zelf op het formulier invulde. Mollie komt nooit bij een cliëntdossier.
- Apple, bij een abonnement in de iPhone-app
- Apple handelt de aankoop, verlenging en eventuele terugbetaling af via je Apple Account. Wij ontvangen aankoopbewijzen met het gekozen pakket, transactiegegevens en de begin- en einddatum. Een willekeurige accountsleutel koppelt die aankoop aan je coachaccount. Wij gebruiken deze gegevens om het abonnement te activeren, aankopen te herstellen en misbruik te voorkomen. De grondslag is de uitvoering van je abonnement. De koppeling en aankoopgegevens blijven in onze database zolang je praktijkaccount bestaat en worden bij verwijdering daarvan verwijderd; voor back-ups gelden de termijnen hierboven. Wij ontvangen geen kaartgegevens of wachtwoord van je Apple Account. Voor betalingen sturen wij geen opnames, cliëntnamen of dossiers naar Apple. Apple verwerkt App Store-gegevens volgens het eigen privacybeleid, los van onze opslag van dossiergegevens binnen de EER. Je beheert en annuleert een Apple-abonnement via je Apple Account. Het verwijderen van je praktijkaccount zegt het Apple-abonnement niet automatisch op.
Wat er bewust niet in staat: er is geen analysedienst, geen foutmonitoring bij een derde partij, geen externe agenda, geen ondertekendienst en geen captcha. Zodra daar iets van bijkomt, staat het hier voordat het in gebruik gaat. Verandert deze lijst, dan passen we deze pagina aan. Voor coaches met een abonnement geldt bovendien dat een nieuwe subverwerker vooraf wordt gemeld, zoals in de verwerkersovereenkomst staat.
Welke partijen wij gebruiken, en waar ze draaien.
De verwerking van cliëntdossiers blijft binnen de Europese Economische Ruimte. De afspraken over subverwerkers en wijzigingen staan in de verwerkersovereenkomst. Apple verwerkt de afzonderlijke App Store-aankoop zoals hierboven beschreven en ontvangt daarvoor geen dossierinhoud.
- Hostinger (Frankrijk en Duitsland)
- Hosting van applicatie en database in Parijs, versleutelde back-ups in Frankfurt, en het mailverkeer van afspraak- en systeemmails.
- Mistral AI (Frankrijk)
- Transcriptie van opnames en het AI-conceptverslag, binnen de EU. Gegevens worden niet gebruikt om modellen te trainen.
- AssemblyAI (Europees endpoint)
- Reservetranscriptie via het aparte EU-endpoint, alleen als de primaire transcriptie niet beschikbaar is.
- Mollie (Nederland)
- Betalingen van praktijken aan ons. Mollie verwerkt betaalgegevens van de praktijk en raakt nooit cliëntdossiers aan.
Wat je van ons kunt vragen.
Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren, te laten verwijderen, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken en je gegevens in een leesbaar bestand mee te krijgen.
Hoe je dat doet
Stuur je verzoek via het contactformulier of mail naar dossier@coachoverzicht.nl. We reageren binnen een maand, en meestal een stuk sneller. Gaat je verzoek over een dossier bij een coach, dan verwijzen we je naar die coach; wij mogen daar zelf niets in wijzigen.
Als je er niet uitkomt
Ben je het oneens met hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten, dan lossen we het op. Je hebt daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Datalekken
Gaat er ondanks alles iets mis met gegevens, dan melden we dat aan de betrokken coach zonder onnodige vertraging, met wat er is gebeurd, welke gegevens het betreft en wat we eraan doen. Waar de wet dat vraagt melden we ook bij de toezichthouder.
Hoe we dit technisch waarmaken.
Versleuteling, tweefactorauthenticatie, auditlogging en het automatisch verwijderen van audio staan uitgelegd op de pagina over beveiliging.
Naar beveiliging en privacy