Een digitaal cliëntdossier voor coaches: wat hoort erin?
Veel coaches houden hun cliënten bij in een map met Word-bestanden, een mailbox en een agenda. Dat werkt, tot een cliënt vraagt wat je van hem bewaart, of tot je een traject van twee jaar geleden wilt teruglezen. Een digitaal cliëntdossier zet alles wat bij één cliënt hoort op één plek. Wat erin hoort, wat je beter weglaat, en waar je op let als je er een kiest.
Wij bouwen zelf een cliëntdossier voor coaches. Wat hieronder staat, geldt ook als je voor een ander pakket kiest.
Zes onderdelen van een compleet coachdossier.
- De afspraken over het traject
- Waarvoor je cliënt komt, wie het traject betaalt, en wat je hebt afgesproken over looptijd, tarief en annuleren. Meestal is dat je coachovereenkomst.
- Doelen en voortgang
- De doelen waar je samen aan werkt, met de beginsituatie en hoe het ervoor staat. Het verloop zegt meer dan de laatste stand, dus bewaar de tussenstanden.
- Sessieverslagen
- Wat er per sessie besproken en afgesproken is. Bewaar versies: pas je een verslag aan, dan wil je later kunnen laten zien wat er eerst stond.
- Toestemmingen
- Waarvoor je cliënt toestemming gaf, met de tekst waarmee hij instemde, en wanneer hij die eventueel introk. Denk aan opnemen, verslagen delen of een rapportage aan een werkgever.
- Documenten en intake
- De ingevulde intake en wat je cliënt zelf aanlevert. Liever in het dossier dan als bijlage in je mailbox, waar je het na een jaar niet meer terugvindt.
- Een logboek
- Wie wanneer iets in het dossier heeft ingezien, gewijzigd of gedeeld. Dat heb je nodig op het moment dat iemand ernaar vraagt, en dan is het te laat om het nog bij te gaan houden.
Minder bewaren is veiliger.
Een dossier is geen plek voor alles wat je weet. Wat erin staat, kan je cliënt opvragen, en wat je bewaart moet je ook beschermen.
Beter niet in het dossier
- Persoonsgegevens die je voor het traject niet nodig hebt.
- Oordelen over iemand die je niet aan hem zou willen voorlezen.
- Aantekeningen die over jouw proces gaan en niet over het traject. Waar die grens ligt, staat in werkaantekeningen en het dossier.
- Volledige mailwisselingen waarvan alleen de afspraak ertoe doet.
Wel, en bewust gekozen
- Wat je in de sessie hoorde, in woorden die je cliënt mag lezen.
- Afspraken en acties, want daar kom je de volgende keer op terug.
- Wat je met een werkgever afsprak als die meebetaalt. Zie coaching via je werkgever.
Losse bestanden tegenover één dossier.
Met losse bestanden
- Verslagen in Word op je laptop of in de cloud
- Intakes als bijlage heen en weer per mail
- Geen overzicht van doelen en voortgang per cliënt
- Geen logboek van wie wat heeft ingezien
- Bewaartermijnen bijhouden in je hoofd
Met een digitaal cliëntdossier
- Eén dossier per cliënt, met alles op volgorde
- Intake en documenten in het dossier zelf
- Doelen met beginsituatie en voortgang
- Een logboek dat vanzelf meeloopt
- Een bewaartermijn die het systeem bewaakt
Werken met Word en mail mag, maar er zitten gaten in die je pas ziet als er iets misgaat. Welke dat zijn, staat in mag je cliëntgegevens in Word bewaren.
Waar je op let bij een digitaal dossier.
- Waar de gegevens staan
- Binnen de Europese Economische Ruimte, bij een partij waarvan je weet wie erachter zit.
- Een verwerkersovereenkomst
- Voor de dossiers ben jij verantwoordelijk en is de leverancier verwerker. Die overeenkomst hoort erbij zonder dat je erom hoeft te vragen. Zie heb je een verwerkersovereenkomst nodig.
- Of je er zelf weer uit kunt
- Een export van een compleet dossier die je zelf maakt, niet alleen een lijst met namen.
- Inzage voor je cliënt
- Kan je cliënt zijn eigen traject volgen, en ziet hij alleen wat voor hem bedoeld is?
- Hoe lang je bewaart
- Kies een termijn en laat het systeem die bewaken. Hoe je die termijn kiest, staat in hoe lang bewaar je een coachdossier.
De acht vragen die je aan elk pakket stelt, staan in software kiezen voor je coachpraktijk.
Begin met de trajecten die nu lopen.
Je hoeft niet in één keer je hele archief over te zetten. Hoe je dat aanpakt zonder een weekend kwijt te zijn, staat in overstappen van Word naar een cliëntdossier. Bij Coachoverzicht Dossier neem je je bestaande verslagformat mee: je uploadt je Word-bestand en het systeem maakt er een sjabloon van.
Probeer het met één traject.
Vijf gesprekken van een uur in je eigen afgeschermde omgeving, met alles erin, voor eenmalig €9,99. Geen abonnement en geen automatische verlenging.
Probeer 5 gesprekken voor €9,99