Mag je cliëntgegevens in Word en e-mail bewaren?
Het korte antwoord is ja, en dat is precies waarom het zo lang goed lijkt te gaan. Er staat nergens dat een coach speciale software moet gebruiken. Wat er wel staat, gaat over wat je moet kunnen: passende beveiliging, en kunnen aantonen dat je zorgvuldig omgaat met wat een cliënt je toevertrouwt.
Vier dingen die met losse bestanden niet lukken.
Niet omdat je slordig bent, maar omdat een tekstverwerker daar niet voor gemaakt is.
- Je kunt niet laten zien wie wat wanneer heeft ingezien
- Vraagt een cliënt wie zijn verslag heeft gelezen, dan is het antwoord bij een map met bestanden onvermijdelijk: dat weet ik niet. Bij een dossier dat toegang vastlegt, is het een lijst.
- Een verwijderverzoek is niet af te ronden
- Een cliënt die vraagt om verwijdering, verwacht dat het weg is. Bij Word-bestanden zit hetzelfde verslag in je documentenmap, in de prullenbak, in de cloudsynchronisatie, in twee mailboxen en in een back-up. Je kunt eerlijk gezegd niet beloven dat het weg is.
- Bijlagen per mail zijn niet te repareren
- Eén verkeerde regel in het adresveld en een sessieverslag ligt bij de verkeerde persoon. Terughalen kan niet. Bij een omgeving waar de cliënt inlogt om te lezen, bestaat die fout niet, want er gaat geen inhoud over de mail.
- Versies lopen door elkaar
- Wie heeft de laatste versie, en welke versie heeft je cliënt gezien toen hij akkoord gaf? Bij "verslag definitief 2 def echt.docx" is dat niet meer vast te stellen.
Blijf je bij Word, regel dan dit.
Dit is geen verkoopverhaal maar de ondergrens die wij zelf zouden aanhouden.
Versleutel de schijf
Een laptop raakt zoek. Met schijfversleuteling is dat vervelend; zonder is het mogelijk een datalek dat je moet melden.
Zet tweefactor op je mail en cloud
De meeste incidenten beginnen niet bij inbraak in software, maar bij een gestolen wachtwoord.
Stuur geen inhoud per mail
Deel via een omgeving waar de cliënt zelf inlogt, of geef het op papier bij het gesprek.
Schrijf op wat je bewaart en hoe lang
Eén A4 waarop staat welke gegevens je vastlegt, waarom, en wanneer ze weg gaan. Dat is meteen het begin van je verantwoording.
Maak een back-up en zet hem een keer terug
Een back-up die nooit is teruggezet is een aanname, geen zekerheid.
Maak afspraken met wie meekijkt
Werkt er een administratieve kracht of een vervanger mee, leg dan vast wie waarbij mag en waarom.
Dit is uitleg, geen juridisch advies.
Wij bouwen software, wij zijn geen juristen. Hieronder staat wat wij bij het ontwerpen van dit systeem hebben uitgezocht en hoe wij het hebben toegepast. Voor coaches bestaat geen apart wettelijk dossierregime zoals in de zorg, en dat betekent dat veel afhangt van jouw situatie, je beroepsvereniging en je eigen afspraken met je cliënt. Gaat het ergens echt om, leg het dan voor aan iemand met de juiste bevoegdheid.
Je werkwijze gaat mee.
Wat je in Word deed, blijf je doen. Alleen ligt het daarna vast op een plek die wel kan aantonen wie erbij kon.
Kijk wat er vandaag werkt