Hoe lang bewaar je een coachdossier, en wat mag je cliënt inzien?
Hier gaat het vaakst iets mis, omdat coaches een regel uit de zorg overnemen die niet voor hen geldt. De twintig jaar uit de zorgwetgeving hoort bij een behandelovereenkomst. Ben je geen zorgverlener, dan geldt die termijn niet voor jou, en bestaat er ook geen andere vaste termijn die het voor je invult.
Geen vaste termijn betekent: jij onderbouwt hem.
De AVG zegt niet hoe lang, maar wel: niet langer dan nodig voor het doel. Dat lijkt vager dan het is, want het dwingt je één vraag te beantwoorden.
- Waarvoor zou je het nog nodig hebben?
- Een cliënt die na twee jaar terugkomt en wil voortbouwen op wat er lag. Een klacht of geschil waarbij je moet kunnen laten zien wat er is besproken en afgesproken. Zijn die redenen er niet meer, dan is er geen grond meer om te bewaren.
- Kies een termijn en schrijf hem op
- Wat je kiest is minder belangrijk dan dat je het kiest, opschrijft en je eraan houdt. Vertel het je cliënt bij de start, zodat hij weet waar hij aan toe is.
- Je boekhouding is iets anders dan je dossier
- Voor je administratie geldt de fiscale bewaarplicht van zeven jaar. Dat gaat over facturen en betalingen, niet over de inhoud van gesprekken. Houd die twee gescheiden, dan hoef je niet zeven jaar sessieverslagen te bewaren voor de Belastingdienst.
- Verdwijnen moet ook echt gebeuren
- Een termijn die in een document staat maar die niets afdwingt, is een voornemen. Laat een systeem de datum bewaken, of zet er zelf een terugkerende afspraak voor in je agenda.
Wat je cliënt mag opvragen.
Dit recht bestaat ongeacht wat jullie hebben afgesproken, en het is verstandiger om er ruim in te zitten dan krap.
Een kopie van zijn gegevens
Wat je over hem hebt vastgelegd, in begrijpelijke vorm. In de praktijk komt dat neer op zijn dossier.
Correctie van feiten
Een verkeerde geboortedatum of een feitelijke onjuistheid moet je herstellen. Je professionele oordeel hoef je niet te wijzigen, maar het is netjes om het standpunt van je cliënt ernaast op te nemen.
Verwijdering, met grenzen
Het recht om vergeten te worden is niet onbeperkt. Loopt er een klacht, dan kan er een goede reden zijn om gegevens nog te bewaren. Leg dan uit waarom, in plaats van simpelweg nee te zeggen.
Eén nuance die vaak wordt aangehaald: eigen werkaantekeningen van een professional zouden buiten de inzage vallen. Dat is een discussie die vooral in de zorg speelt en die geen vrijbrief is. Ons advies: schrijf niets in een dossier wat je niet zou willen voorlezen aan de persoon over wie het gaat.
Wat wij hieruit hebben afgeleid.
De coach kiest de termijn, het systeem bewaakt hem
Voor opnames werkt dat vandaag al: standaard 24 uur, per praktijk te verlengen tot zeven dagen, en het opruimen gebeurt vanzelf.
De cliënt ziet zelf wie er in zijn dossier keek
Een inzagelogboek dat de cliënt zelf kan openen. Dat maakt van vertrouwen iets controleerbaars.
Een kopie is een knop, geen project
Het complete dossier exporteren kan op elk moment, met verslagen, versies, toestemmingen en logboek erbij.
Delen kan alleen met toestemming
Zonder actieve toestemming weigert het systeem een verslag met de cliënt te delen. Trekt hij in, dan stopt dat.
Dit is uitleg, geen juridisch advies.
Wij bouwen software, wij zijn geen juristen. Hieronder staat wat wij bij het ontwerpen van dit systeem hebben uitgezocht en hoe wij het hebben toegepast. Voor coaches bestaat geen apart wettelijk dossierregime zoals in de zorg, en dat betekent dat veel afhangt van jouw situatie, je beroepsvereniging en je eigen afspraken met je cliënt. Gaat het ergens echt om, leg het dan voor aan iemand met de juiste bevoegdheid.
Zo ziet dat er in de praktijk uit.
Op de standenpagina staat per onderdeel wat vandaag werkt en wat nog gebouwd wordt.
Wat werkt er nu