Werkaantekeningen en het dossier: waar ligt de grens?
Bijna elke coach schrijft weleens iets op wat niet voor de ogen van de cliënt bedoeld is. Een vermoeden, een irritatie, een gedachte die nog geen vorm heeft. Dat is normaal en het hoort bij het vak. De vraag is niet of het mag, maar wat er gebeurt als je cliënt vraagt om zijn dossier.
"Werkaantekeningen vallen buiten de inzage" is geen regel waar je op kunt bouwen.
Die zin komt uit de zorg, waar hij ook daar omstreden is. Voor coaches ligt hij nog wankeler.
- Waar het vandaan komt
- In de zorg bestaat het idee van persoonlijke werkaantekeningen: tijdelijke notities voor de eigen gedachtevorming, die geen deel uitmaken van het dossier. Zelfs daar is de uitleg smal. Ze moeten echt tijdelijk zijn, echt persoonlijk, en zodra je ze deelt of ze je oordeel gaan dragen, horen ze bij het dossier.
- Waarom het voor jou anders ligt
- Jij valt niet onder de wet die dat onderscheid maakt. Wat voor jou geldt is de AVG, en die kent het begrip persoonlijke werkaantekening niet. Alles wat je vastlegt over een herkenbaar persoon is een persoonsgegeven, en daar heeft die persoon in beginsel recht op inzage.
- De praktische toets
- Staat het in een systeem, is het terug te vinden en gebruik je het om je werk te doen? Dan is de kans groot dat het onder inzage valt, hoe je het mapje ook noemt. Een aantekening wordt geen werknotitie doordat jij dat woord erop plakt.
Niet: mag hij dit zien. Maar: zou ik dit voorlezen?
Dat is geen juridische toets, maar hij voorkomt in de praktijk meer problemen dan welke definitie ook.
Waarneming of oordeel
"Kwam twintig minuten te laat en noemde dat zelf niet" is een waarneming. "Is onbetrouwbaar" is een oordeel dat je niet kunt onderbouwen. Het eerste kun je voorlezen, het tweede zelden.
Over hem, of over jou
"Ik merkte irritatie bij mezelf toen het gesprek weer dezelfde kant op ging" gaat over jouw reactie. Dat is bruikbare informatie en het is eerlijker opgeschreven dan verpakt als iets over hem.
Nog geen vorm
Een vermoeden dat nog nergens op stoelt hoort nergens thuis, ook niet in een apart mapje. Laat het rijpen in je hoofd of in intervisie, en schrijf het pas op als je het zou kunnen uitleggen.
Derden
Wat een partner of leidinggevende volgens je cliënt heeft gedaan, gaat ook over die derde. Benoem zulke mensen functioneel en niet bij naam, dan hoef je bij een inzageverzoek niet te gaan schrappen.
Wat wij hieruit hebben afgeleid.
Wij hebben dit niet opgelost met een apart vakje voor geheime aantekeningen. Dat zou de belofte doen die hierboven juist onderuit gaat.
Een concept is niet gedeeld, en dat is iets anders dan geheim
Een verslag blijft concept tot jij het deelt. Je cliënt ziet het niet in zijn portaal. Vraagt hij formeel om inzage in zijn gegevens, dan hoort het er wel bij; het systeem verstopt het niet voor jou bij een export.
Reacties horen bij het verslag, niet eronder
Reageren kan alleen op een verslag dat gedeeld is. Anders zouden aantekeningen bij een concept met terugwerkende kracht bij je cliënt terechtkomen zodra je deelt.
De export is compleet
Een dossierexport bevat verslagen, versies, toestemmingen en het logboek. Bij een inzageverzoek hoef je niet te reconstrueren wat er allemaal was.
Het AI-verslag beschrijft het gesprek, niet de persoon
Geen typeringen, geen persoonlijkheidslabels, geen diagnoses. Wat er niet gezegd is komt er niet in, en punten zonder bron worden gemarkeerd. Zie wat een AI-verslag wel en niet kan.
Dit is uitleg, geen juridisch advies.
Wij bouwen software, wij zijn geen juristen. Hieronder staat wat wij bij het ontwerpen van dit systeem hebben uitgezocht en hoe wij het hebben toegepast. Voor coaches bestaat geen apart wettelijk dossierregime zoals in de zorg, en dat betekent dat veel afhangt van jouw situatie, je beroepsvereniging en je eigen afspraken met je cliënt. Gaat het ergens echt om, leg het dan voor aan iemand met de juiste bevoegdheid.
Zo ziet dat er in de praktijk uit.
Op de standenpagina staat per onderdeel wat vandaag werkt en wat nog gebouwd wordt.
Wat werkt er nu