Kennisbank

Software kiezen voor je coachpraktijk: acht vragen

Er zijn in Nederland tientallen pakketten die zich richten op coaches, therapeuten en begeleiders. Ze lijken in een vergelijkingstabel sterk op elkaar, want iedereen heeft cliënten, afspraken en facturen. Het verschil zit in dingen die pas opvallen als je er een jaar mee werkt. Dit zijn de vragen die dat verschil zichtbaar maken.

Wij bouwen zelf zo'n pakket, dus we zijn niet onpartijdig. Daarom staan hieronder vragen en geen aanbevelingen, en staat er bij elke vraag bij waarom hij ertoe doet.

De acht vragen

Wat je moet vragen voordat je tekent.

1. Kan ik er zonder hulp weer uit?: Vraag om een export van een compleet dossier, niet om een lijst met namen. Krijg je je verslagen met hun versies, je toestemmingen en je logboek in een leesbaar bestand, of moet je daarvoor mailen en wachten? Dit is de belangrijkste vraag van de acht, want hij bepaalt of je later nog een keuze hebt. Een pakket dat je niet kunt verlaten is geen leverancier maar een eigenaar.
2. Wie kan er in mijn dossiers kijken?: Niet of dat mag, maar of het technisch kan. Heeft de leverancier een supportknop waarmee een medewerker in jouw dossier meekijkt? Zo ja: heb jij daar toestemming voor te geven, is het tijdelijk, en zie jij het terug in je eigen logboek? Er is niets mis met support die kan meekijken, wel met support die dat ongemerkt kan.
3. Krijg ik een verwerkersovereenkomst zonder erom te vragen?: Voor de dossiers ben jij verwerkingsverantwoordelijke en is de leverancier verwerker. Die overeenkomst is niet optioneel. Staat hij gewoon op de site, of moet je hem opvragen bij de klantenservice? Dat laatste zegt iets over hoe vaak ze hem gebruiken. Kijk ook of de lijst met subverwerkers erin staat, en of je bericht krijgt als die verandert.
4. Waar staan de gegevens, en van wie is de partij erachter?: "Servers in Europa" is een begin en geen antwoord. Bij welke partij, in welk land, en onder welk moederbedrijf? Een Europese server van een Amerikaans bedrijf brengt een restrisico mee dat je kunt aanvaarden, maar dan wel bewust. Een leverancier die die vraag ontwijkt, heeft hem zelf niet uitgezocht.
5. Wat gebeurt er met een opname nadat het verslag klaar is?: Alleen relevant als je met opnames werkt, en dan meteen de scherpste vraag die er is. Een opname is de meest vertrouwelijke vorm waarin een gesprek kan bestaan. Wordt hij verwijderd, wanneer, gebeurt dat vanzelf of moet jij eraan denken, en kun je aantonen dat het gebeurd is? "Wij bewaren hem veilig" is het verkeerde antwoord op deze vraag.
6. Kan ik zien wie wanneer in een dossier heeft gekeken?: Vraag of er een logboek is, of jij het kunt inzien, en of je cliënt het kan inzien. Vraag daarna of iemand regels uit dat logboek kan verwijderen. Een logboek dat aan te passen is, is geen bewijs maar een geruststelling.
7. Wat kost het als ik meer gebruik dan ik dacht?: Vooral bij pakketten met AI of transcriptie. Zit er een limiet op, wat gebeurt er als je eroverheen gaat, en start er dan ongevraagd betaald meerverbruik? Krijg je een waarschuwing voordat het zover is? Een rekening die je pas achteraf ziet, is bij software met rekenkosten een reëel risico en geen theorie.
8. Wat werkt er vandaag, en wat staat er alleen op de website?: Bijna elke productpagina beschrijft het product zoals het bedoeld is. Vraag bij elke functie die je overtuigde of hij nu werkt of nog gebouwd wordt, en vraag om hem te zien. Niet in een filmpje, maar in een omgeving waar jij op knoppen mag drukken.

Over de prijs

De goedkoopste is niet altijd de goedkoopste.

Voor een zelfstandige coach ligt de instapprijs van de meeste pakketten tussen de vijftien en vijfentwintig euro per maand. Dat verschil is klein genoeg om er niet op te kiezen, en juist daarom kiezen mensen erop.

Waar prijsverschil vandaan komt

Rekenkosten. Transcriptie en AI-verslagen kosten geld per uur gesprek; agenda en facturatie kosten dat niet.
Aantal gebruikers en cliënten dat is inbegrepen.
Of het cliëntportaal apart betaald moet worden, en door wie.
Of er ondersteuning bij zit van een mens die je praktijk kent.

Waar je het later terugbetaalt

Een export die je niet zelf kunt maken, op het moment dat je wilt overstappen.
Een logboek dat er niet is, op het moment dat een cliënt vraagt wie er in zijn dossier heeft gekeken.
Een verwerkersovereenkomst die je alsnog moet regelen, tegen die tijd met haast.
Uren die je kwijt bent aan overtypen omdat je oude format niet meeging.

Wij zitten zelf boven die instapprijs, en op onze prijzenpagina staat uitgeschreven waarom. Dat is geen verdediging maar informatie: je hoort te kunnen zien waar je geld heen gaat, bij ons en bij ieder ander.

Praktisch

Hoe je dit in een half uur doet.

Kies drie pakketten
Meer wordt een studie en minder is geen keuze. Neem er een die goedkoop is, een die vaak genoemd wordt en een die specifiek voor jouw werkveld is gemaakt.
Mail ze alle drie dezelfde acht vragen
Letterlijk deze acht, in één bericht. Hoe snel en hoe concreet ze antwoorden zegt evenveel als wat ze antwoorden.
Vraag om een export van een voorbeelddossier
Niet om een demo. Een demo laat zien wat zij mooi vinden; een export laat zien wat jij meekrijgt.
Kies pas daarna op prijs
Vallen er twee af op de antwoorden, dan is de prijsvraag opeens een stuk eenvoudiger.

Voorbehoud

Wij zijn niet onpartijdig.

Coachoverzicht Dossier is zelf zo'n pakket, dus het zou vreemd zijn als wij deden alsof dit een neutrale vergelijking is. Wat wij wel kunnen doen is de vragen opschrijven die wij onszelf bij het bouwen hebben moeten stellen, ook die waarop ons eigen antwoord nog niet af is. Op de standenpagina staat per onderdeel wat bij ons vandaag werkt en wat niet.

Zelf ervaren

Antwoord op vraag acht, voor onszelf.

Spreek dertig seconden in en zie wat er van een gesprek wordt gemaakt. Gratis, zonder account, en je opname wordt niet bewaard. Dat is geen filmpje maar de echte keten.

Probeer het zelf