Overstappen van Word naar een cliëntdossier
De meeste coaches die overstappen doen dat niet omdat Word niet werkt, maar omdat ze een keer iets moesten opzoeken en het niet konden vinden. En dan blijkt de grootste drempel niet de nieuwe software, maar de vraag wat er met tien jaar aan bestanden moet gebeuren. Dit is hoe je dat aanpakt zonder er een weekend aan kwijt te zijn.
Je verhuist drie dingen, niet een.
Wie "overstappen" zegt, denkt meestal aan bestanden kopiëren. Dat is het kleinste deel. Er zitten drie verschillende dingen in, en ze vragen om verschillende beslissingen.
- Je manier van schrijven
- De kopjes die jij in je verslagen gebruikt, de volgorde, de vragen die je altijd stelt. Dat is in de loop van jaren gegroeid en het is het waardevolste wat je meeneemt. Hier gaat het meestal mis: mensen nemen het sjabloon over van de software en merken drie weken later dat ze anders zijn gaan werken zonder dat ze dat wilden.
- De cliënten die nu lopen
- Namen, contactgegevens, waar hun traject staat. Dit is een korte lijst en het is de enige die je echt volledig moet overzetten, want hierin ga je vanaf morgen werken.
- De geschiedenis
- Alles van cliënten die klaar zijn. Dit is negentig procent van je bestanden en nul procent van je dagelijkse werk. Precies daarom moet je er anders mee omgaan dan met de eerste twee.
Wat je in welke volgorde doet.
Deze volgorde is er een van oplopende moeite en aflopende urgentie. Wie hem omdraait en bij de geschiedenis begint, komt zelden bij stap vier.
- Zet je eigen sjabloon over
Pak een leeg verslagformat dat je nu gebruikt en zorg dat je dezelfde kopjes in het nieuwe systeem terugkrijgt. Doe dit vóór je eerste echte verslag, niet erna. Een systeem dat je in de eerste week naar zijn hand zet, blijf je gebruiken; een systeem waarin je je moet voegen, verlaat je binnen een kwartaal.
- Voer alleen je lopende cliënten in
Alleen wie er nu een traject heeft. Naam, contactgegevens, en het traject waar hij in zit. Bij de meeste zelfstandige coaches zijn dat er tussen de vijf en vijfentwintig, en het is een half uur werk.
- Begin gewoon bij de eerstvolgende sessie
Vanaf hier schrijf je in het nieuwe systeem. Niet later, niet als alles is overgezet. De winst zit in wat je vanaf nu doet, niet in wat je hebt gedaan.
- Hang de geschiedenis er per cliënt bij als document
En dan pas, en alleen als je er tijd voor hebt. Niet overtypen: het oude Word-bestand als bijlage bij het dossier zetten is genoeg. Het gaat erom dat je het terugvindt, niet dat het er mooi in staat.
Wat je beter niet meeneemt.
Laat staan
- Dossiers van cliënten waarvan de bewaartermijn al verstreken is. Die verhuizen is het verkeerde antwoord; die horen weg.
- Mailwisselingen. Bewaar de afspraken die eruit voortkwamen, niet de hele draad.
- Concepten en tussenversies van verslagen die nooit definitief zijn geworden.
- Dubbele bestanden. Als je drie versies van hetzelfde verslag hebt, neem je er één mee.
Neem wel mee
- Het definitieve verslag van elke sessie die telt voor het traject.
- Wat je cliënt heeft ondertekend of waarmee hij heeft ingestemd, met de datum erbij.
- Doelen en evaluaties, want daar staat het verloop in.
- Je eigen sjablonen, ook die je zelden gebruikt.
Een overstap is het natuurlijke moment om op te ruimen. Wie alles meeneemt "voor de zekerheid", verhuist zijn rommel naar een nettere kast en heeft over twee jaar precies hetzelfde probleem, alleen duurder.
En de bewaartermijn?
Bij het overzetten kom je bestanden tegen van cliënten die je jaren niet hebt gesproken. De verleiding is om ze mee te nemen en er later naar te kijken. Dat "later" komt niet.
- Bepaal eerst je termijn, dan pas verhuizen
- Voor coaching bestaat geen wettelijk voorgeschreven bewaartermijn zoals in de zorg. Dat betekent dat jij hem vaststelt, opschrijft en je eraan houdt. Doe dat voordat je begint met overzetten, dan is de vraag "meenemen of niet" per bestand een rekensom in plaats van een afweging. Hoe je die termijn kiest staat in het stuk over bewaren en inzage.
- Verwijderen mag, en soms moet het
- Gegevens die je niet meer nodig hebt voor het doel waarvoor je ze verzamelde, hoor je niet te bewaren. Een oud dossier meeslepen omdat het toevallig in de map stond, is geen zorgvuldigheid maar uitstel.
- Laat het spoor achter dat je het gedaan hebt
- Noteer wat je hebt verwijderd en wanneer. Niet uitgebreid, een regel volstaat. Dat is het verschil tussen "ik weet zeker dat het weg is" en "ik kan laten zien dat het weg is", en die twee zijn niet hetzelfde zodra iemand ernaar vraagt.
Wat hiervan vandaag werkt, en wat nog niet.
Cliënten en trajecten invoeren
Stap twee van hierboven kun je vandaag doen. Een cliënt aanmaken, een traject eronder, en een uitnodiging voor zijn eigen omgeving die maar één keer werkt.
Vanaf de volgende sessie schrijven
Stap drie ook. Een gestructureerd verslag schrijven, of de sessie met toestemming opnemen en het concept nakijken dat eruit komt.
Word-naar-dossier
Je eigen format uploaden en er automatisch een sjabloon van laten maken, is nog niet gebouwd. Tot die tijd zet je je kopjes met de hand over; dat is voor één format een kwartier werk en het is meteen gedaan.
Oude bestanden als bijlage
Documenten toevoegen aan een dossier komt met versiebeheer en download-logging. Stap vier moet dus nog even wachten; die was toch al de laatste.
Wij schrijven dit erbij omdat het antwoord op vraag acht uit het stuk over software kiezen ook voor onszelf geldt: vraag bij elke functie of hij nu werkt of nog gebouwd wordt. Op de standenpagina staat het per onderdeel.
Dit is uitleg, geen juridisch advies.
Wij bouwen software, wij zijn geen juristen. Voor coaches bestaat geen apart wettelijk dossierregime zoals in de zorg, en dat betekent dat veel afhangt van jouw situatie, je beroepsvereniging en je eigen afspraken met je cliënt. Werk je met minderjarigen of samen met een zorgverlener, dan gelden er andere regels dan hierboven staan. Gaat het ergens echt om, leg het dan voor aan iemand met de juiste bevoegdheid.
Begin bij stap drie.
De winst van overstappen zit in wat je vanaf de volgende sessie doet. Spreek dertig seconden in en zie wat er van een gesprek wordt gemaakt: gratis, zonder account, en je opname wordt niet bewaard.
Probeer het zelf