Mag je een coachgesprek opnemen?
Ja, met toestemming van je cliënt. Voor een gesprek waaraan je zelf deelneemt geldt het verbod op afluisteren niet, dus strafrechtelijk zit je goed. Maar je neemt op als professional, in een dossier, en dan verwerk je persoonsgegevens. Vanaf dat moment gelden de regels van de AVG, en die vragen meer dan een ja op het moment zelf.
Wat toestemming moet zijn.
De Autoriteit Persoonsgegevens hanteert vier eisen. Ze klinken abstract, dus hieronder staat er per eis bij wat dat in een spreekkamer betekent.
- Vrij
- Nee zeggen mag geen nadeel opleveren. Dus: coaching zonder opname moet gewoon doorgaan, en niet stiekem minder goed of duurder worden. Als jouw werkwijze alleen werkt mét opname, is de toestemming niet vrij.
- Specifiek
- Toestemming voor het opnemen van sessies is niet hetzelfde als toestemming om verslagen te delen, of om documenten te bewaren. Per onderdeel apart, niet één vinkje voor alles.
- Geïnformeerd
- Je cliënt weet wat er gebeurt: dat het gesprek wordt opgenomen, dat er een tekstversie van komt, wie die verwerkt, hoe lang de audio blijft bestaan en wat er daarna mee gebeurt. In gewone taal, niet in een verwijzing naar artikel zoveel.
- Ondubbelzinnig
- Actief gegeven. Niet vooraf aangevinkt, niet afgeleid uit het feit dat iemand niets zei.
En daarbovenop: intrekken moet net zo makkelijk zijn als geven. Trekt iemand in, dan stopt het opnemen vanaf dat moment. Wat al verwerkt is verdwijnt niet met terugwerkende kracht, maar het is wel eerlijk om te vertellen wat dat betekent.
Drie momenten waarop het misgaat.
Bij de intake, in één keer voor alles
Toestemming die je aan het begin van een traject voor het hele traject regelt, is precies de toestemming waar iemand later niet meer aan denkt. Vraag het per sessie opnieuw, hardop, voordat je begint.
Bij een derde aan tafel
Komt er een partner, ouder of collega bij, dan wordt ook diens stem opgenomen. Die persoon moet het dus ook weten en ermee instemmen. Dit is het punt dat in de praktijk het vaakst wordt overgeslagen.
Bij een pauze of na afloop
Een opname die doorloopt terwijl iedereen denkt dat het gesprek voorbij is, legt precies vast wat niemand wilde vastleggen. Zet hem uit, en zorg dat zichtbaar is dát hij loopt.
Wat wij hieruit hebben afgeleid.
Deze uitgangspunten zitten in de software zelf, niet in een handleiding.
Zonder toestemming geen opname, technisch
Het is geen waarschuwing op het scherm maar een regel in de opslag: ontbreekt de toestemming, dan wordt de opname geweigerd. Ook als de rest van het systeem een fout zou maken.
De letterlijke tekst wordt bewaard
Niet alleen dat iemand ja zei, maar waar hij ja tegen zei. Anders is toestemming achteraf niet te controleren.
Audio verdwijnt vanzelf
Standaard binnen 24 uur, te verlengen tot maximaal zeven dagen. Wat de tekst je moet opleveren, heb je binnen een dag; de audio is daarna alleen nog een risico.
Zichtbaar dat het loopt
Een permanent zichtbare indicator met een meter die meebeweegt met je stem. Twijfel over of het aanstaat, hoort niet te bestaan.
Dit is uitleg, geen juridisch advies.
Wij bouwen software, wij zijn geen juristen. Hieronder staat wat wij bij het ontwerpen van dit systeem hebben uitgezocht en hoe wij het hebben toegepast. Voor coaches bestaat geen apart wettelijk dossierregime zoals in de zorg, en dat betekent dat veel afhangt van jouw situatie, je beroepsvereniging en je eigen afspraken met je cliënt. Gaat het ergens echt om, leg het dan voor aan iemand met de juiste bevoegdheid.
Spreek dertig seconden in.
Zonder account, en je opname wordt niet bewaard. Je ziet meteen wat er van een gesprek wordt gemaakt.
Probeer het zelf